Ärendehantering

Dokumentinfo anordnar kurser och konferenser om ärendehantering. Vi vill bidra till att företag och offentlig förvaltning hanterar sina ärenden på ett effektivt och säkert sätt. Det bidrar vi till på flera olika sätt; allt i från att hålla kurser i praktisk diarieföring till att som konsulter hjälpa organisationer att beställa nya ärendehanteringssystem.
 
Ärendehantering kan innebära  t. ex. hantering av sjukpenning, hantering av ärenden i en helpdeskfunktion, hantering av reklamationer, hantering av kundärenden, hantering av anmälningar eller ansökningar. Hur man definierar ärenden och hur de hanteras varierar. Inom vissa verksamheter är i stort sett allt arbete som utförs ärendehantering. I all ärendehantering finns det stor potential till förbättring och effektivisering genom att använda IT-stöd på ett bra sätt.
 
Inom offentlig sektor ska alla allmänna handlingar registreras. Det görs ofta genom att diarieföra. I diariet bildas ärenden. Många gånger samordnas diarieföring och ärendehantering i ett ärendehanteringssystem. Hanteringen blir mer och mer elektronisk. Diarieföring är det traditionella sättet att registrera handlingar inom offentlig sektor. Syftet är ofta dubbelt; dels är diarieföring myndighetens sätt att registrera allmänna handlingar för att leva upp till offentlighetsprincipen; dels diarieförs handlingar för att underlätta myndighetens eget arbete. Det senare har blivit tydligare de senaste åren när IT-systemen för diarieföring i större utsträckning innehåller funktioner för att stödja handläggningsprocesserna. Läs om diarieföringens historia
 
I vissa sammanhang kan det vara givande att analysera ärendehanteringen med hjälp av processer. Processanalys och modellering är ett effektivt sätt att identifiera styrkor och svagheter med nuvarande arbetssätt och att snabbt hitta vilka förändringar som kan leda till förbättringar.  
 
I andra situationer kan det handla om att förbättringen ligger i att göra relativt små justeringar i den rutin som verksamheten har. Det kan handla om att genom enkla medel som att säkerställa att rutinen efterlevs, ta bort onödiga arbetsmoment, förenkla hanteringen, göra mindre ändringar i ärendehanteringssystem.
 
Dokumentinfo visar vägen till framgång!