Diarieföringens historia i Sverige
Föregångaren till diarierna är annaler som bara brukar ange årtal för händelserna medan diarier oftast även har datum. Likheten med dagens diarier är att de är kronologiskt förda och bara innehåller korta noteringar. Annaler fanns redan i Romarriket, i Sverige började annaler att föras vid mitten av 1200-talet vid kyrkor och kloster. Vadstenadiariet från Vadstena kloster 1344-1545 är Sveriges första diarium.
På medeltiden fanns i Sverige ett rikskansli under ledning av en kansler. När Gustav Vasa centraliserade Sverige och den svenska förvaltningen bestod hans statsförvaltning av kansliet och kammaren, Kammaren hade hand om den ekonomiska förvaltningen och det var i första hand i kansliet som kungliga skrivelser upprättades. I Riksregistraturet finns kungens utgående skrivelser. Först skrevs ett utkast och efter eventuella rättelser gjordes ett brev med sigill, undertecknande och adress som skickades iväg. Utkastet, konceptet, behölls och skrevs av i riksregistraturet som alltså var en kopiebok. De utgående skrivelserna registrerades dessutom i ett diarium för utgående skrivelser med korta sammanfattningar.Inkomna brev registrerades i diariet för inkomna skrivelser, ibland med ankommandedatum.
Benämningen diarium användes dock först senare och inte helt oväntat var det i Axel Oxenstiernas ”ordning om registraturerne” från 1620 där skyldigheten att föra ”goda diaria och registraturer” poängteras. I kansliordningen från 1626 står det bland annat ”Och efter uti diarii- och registraturförhållandet den största flit och riktighet fordras, hvarföre skall därmed så hållas in genere, att hvar sekreterare skall själf med egen hand hålla dageboken”.
Det fanns ibland specialdiarier redan på Gustav Vasas tid över till exempel fogdarnas förordnanden och över förläningar. På 1600-talet förekom att man förde diarierna i bokstavsordning efter till exempel person och konceptböckerna kunde förses med alfabetiska register. Kronologiska diarier fördes vid sidan av detta.
Under 1900-talet blir det allt vanligaremed ärendediarium dvs att alla skrivelser som rör ett visst ärende, både in- och utgående, samlas under ett gemensamt diarienummer. Det blir då enklare att se hur handläggningen skett och hur långt ärendet kommit i myndigheten och även blir det enklare att söka fram ärenden.
En dossier bildas av flera ärendeakter och kan spänna över lång tid. Det kan till exempel gälla fastigheter eller personal. Så länge de flesta handlingar bands in, var tyvärr möjligheterna att bilda dossierer begränsade. Under 1900-talet löste man detta med en blankettsats som möjliggjorde att samma ärende kunde sorteras efter flera strukturer. Originalet innehöll själva diarieanteckningarna och flera kopior användes för till exempel person-, orts-eller sakregistrering. En kopia använde också ofta som bevakningsregister. I arkivförfattningarna från 1903 poängteras behovet av en plan för dossiersystemen. Nu börjar också dossierplaner användas och under 1920-talet blev de allt vanligare.
På 1960-talet börjar datorernas framtåg och först kom stordatorena sedan PC. De datoriserade diarierna dök upp under 1970- och 1980-talen och successivt inkluderar de lösningar för handläggarstöd av olika slag.
Från 1981 till 2009 gäller sekretesslagen. I den fastslås att allmänna handlingar ska registreras. Den registreraring fullgörs i allmänhet genom diarieföring. Från 30/6 2009 gäller offentlighets-och sekretesslagen som innehåller i stort sett samma regler vad det gäller registrering av allmänna handlingar. Lagarna gäller stat, kommuner och landsting och också sk kommunala bolag (dvs bolag som till största delen ägs av kommeuner eller ladnsting).
Under 1990- och 2000-talet så ökar ökar inslagen av elektronisk handläggning. Införande av webbaserade e-tjänster och integration mellan diarieföringssystem, dokumenthanteringssystem, e-postssystem, handläggarstöd och office-verktyg innebär att diarieföringen ofta blir en del av större verktyg för hantering av information inom organisationen. Automatiserad registrering av ärenden som inkommer elektroniskt och helt elektronisk handläggning av ärenden (dvs utan pappersakter) blir idag vanligare och vanligare.