Så här lyckas du med ECM-projektet

5 mar 2015

23 punkter att hålla i minnet för ett lyckat ECM-projekt…

//
Kommentarer0

Arkiv- och dokumenthantering, ärendehantering och andra ECM-system är både enkla och svåra att få på plats. Enklast är det när det handlar om punktlösningar för en avgränsad uppgift, svårare när det handlar om arbetsprocesser som griper djupt in i verksamheten och där förändringarna kräver både nytänkande, nya arbetssätt och avancerade tekniska lösningar.

När den amerikanska branschorganisationen AIIMs nyligen publicerade en blänkare på Linkedin med 23 tänkvärda punkter för ett lyckat ECM-projekt är det inte annat än att hålla med om det nog finns en hel del att hålla i minnet. Kanske skulle även Du att önskat att:

1. Du lagt mer tid på projektplaneringen innan Du kastade Dig in i jakten på ett nytt IT-system?

2. Att Du hade lagt ner mer tankar på att börja med rätt ECM-insats, inte för svår, men inte heller för enkel?

3. Att Du bättre förankrat projektet i ledningen för att senare få hjälp med nödvändiga förändringsprocesser?

4. Att Du hade lagt ner mer arbete på att effektivisera processer och arbetssätt (och även dokumenterat det!) för berättiga kostnaderna för implementationen. Och insett att ett bredare införande ger mer nytta!

5. Att projektet varit tydligt avgränsat i flera steg!

6. Att Du hellre befunnit Dig på en annan planet och sluppit hålla på med ECM. Vad betyder klassifikationsplaner och taxonomier och varför ändras de hela tiden!?

7. Att rollerna mellan IT-avdelningen och verksamheten varit mer tydligt definierade i ett kund- och leverantörsförhållande och att verksamheten tydligt prioriterat vad som skulle göras.

8. Att alla involverade i projektet hade haft bättre kunskap om vad ECM egentligen är, vilka teknologier det handlar om, projekts olika steg och vilka fördelar och vinster man får när allt kommer på plats.

9. Att Du fokuserat mer på användarupplevelsen (utbildning och användargränssnitt), inte bara verktyg som vara svåra att använda och som motverkade införandet.

10. Att Du varit mer uppmärksam på dålig kvalitet. Om Du konverterar från ett gammalt system med dålig datakvalitet spelar det ingen roll om det nya systemet är jättebra. ”Skit in, skit ut” kanske är ett bekant uttryck?

11. Att Du sett till att ha ECM-expertis med i projektet redan från början. Om den inte finns i Ditt företag eller hos Din leverantörer så hyr in en konsult, som är leverantörsoberoende och som kan hjälpa Dig med både projekt och val av IT-system.

12. Att Du varit noga med att ta reda på syfte och affärsmål. Varför behöver egentligen Din organisation ECM? Ta reda på det innan Du väljer leverantör. Det är bara Din kartläggning av Din verksamhet som ska utgöra underlag för en RFP!

13. Att Du lät viss information vara kvar i de äldre systemen. Det är inte alltid nödvändigt att flytta all data från gamla system till nya.

14. Att Du besökt en eller flera referenskunder med erfarenhet av ECM, träffat användarna för att bättre förstå både fallgropar och fördelar. Riktiga användare är bra att lyssna på och ger Dig perspektiv på leverantörernas ”sälj-pitchar”.

15. Att Du inte glömde e-posten! De allra första ECM-systemen handlade bara om ”dokument”. Idag är e-mail en självklarhet och måste finnas med i projektet från början.

16. Att Du trodde att användarna förstod de nya systemet eller att de skulle lära sig i farten. Ibland blir man överraskad av frånvaron av grundläggande kunskap och måste backa flera steg i projektet.

17. Att Du underskattade utbildningsinsatserna. Se till att ta i ordentligt när det är dags att utbilda personalen så att alla får rätt stöd.

18. Att Du redan från början planlagt regelbundna uppföljningsmöten med leverantören efter att systemet installerats. På så sätt kan både supportsamtal och användarnas frustration minimeras.

19. Att Du minimerat revirstriderna. Ett nytt IT-system handlar om ett nytt verktyg, regler och tekniker för att förbättra verksamheten, dvs en systemlösning för verksamheten och inte för IT-avdelningen.

20. Att Du överenskommit med leverantören om en planlagd uppföljning tillsammans med användarna 30, 90 och 180 dagar efter installationen för att kontrollera att allt fungerade som det skall.

21. Att Du satt upp regelbundna möten eller luncher för att diskutera ideer och synpunkter med användarna för att identifiera nya behov av utbildning och kompletteringar.

22. Att Du implementerat först och optimerat senare. Sträva inte efter inte att skapa den perfekta lösningen med en gång (RFP på 400 sidor?). Enkelhet och snabbt införande är en tumregel för en lyckat installation. Utveckla sedan stegvis det som påbörjats.

23. Att Du fokuserat mer på strategin, inte på tekniken!

Vill Du läsa mer mer om hur Du lyckas med ECM-projekt kan Du ladda ner AIIMs gratis e-bok ”14 Steps to an Effective ECM Implementation” här >>

Här finns AIIMs orginalartikel