Dokumentinfo intervjuar Mauritz Wahlqvist, Formpipe

28 jan 2016

5 frågor om Formpipes avtal med Stockholms stad

//
Kommentarer0

I ett pressmeddelande den 15 januari 2016 meddelade Formpipe att ingen överprövning skett gällande Stockholms stads upphandling av IT-stöd för dokument- och ärendehantering. Dokumentinfo fick en intervju med Mauritz Wahlqvist, Affärsområdeschef Offentlig sektor på Formpipe, för att diskutera avtalet. 

Dokumentinfo: FormPipe har nyligen skrivit ett avtal med Stockholms stad. Värdet av avtalet beräknas till ca 50 Mkr. Berätta lite om affären, vad handlar det om och vad är det ni ska hjälpa staden med?

Mauritz Wahlqvist: Vi ska leverera Stockholms stads gemensamma IT-stöd för ärende- och dokumenthantering. Det kommer användas för ett stadsövergripande, standardiserade arbetssätt för ärendehantering och informationsförsörjning. Det är en lösning för att bland annat stödja handläggares hantering av ärenden från inkommen/upprättad handling till avslutat ärende, distribution av handlingar på läsplattor till förtroendevalda, publicering av handlingar till allmänheten och överföring till Stockholm stads e-arkiv för digital arkivering.

Dokumentinfo: Vad var det som gjorde att ni vann affären?

Mauritz Wahlqvist: Stockholm genomförde ett omfattande upphandlingsarbete och vårt erbjudande svarade bäst upp emot kravbilden och vi fick därmed högst poäng i utvärderingen. En av de avgörande faktorerna var att vi fick mycket höga poäng gällande användbarhet, 4,47 på en femgradig skala.

Dokumentinfo: Avtalets stora värde innebär ett omfattande åtagande som kommer att kräva en hel del arbete. Vad kommer att bli er största utmaning?

Mauritz Wahlqvist: Införanden av ett nytt IT-stöd i den här omfattningen kräver bra samarbete och en projektgrupp som matchas upp både från leverantörens och kundens sida, det är den största utmaningen och där känner vi oss trygga när det gäller Stockholms stad. När det gäller tekniken, själva programvarorna, kan vi grunda oss på de många installationer vi har sedan tidigare, både bland större myndigheter och andra kommuner, exempelvis gjorde Malmö stad ett breddinförande i alla sina förvaltningar för några år sedan. Sedan kommer det alltid nya utmaningar beroende på specifika förutsättningar hos kunden – då gäller det att vara på tå – att lösa problem ger oss också möjligheten att vässa våra produkter ytterligare.

Dokumentinfo: Innebär detta avtal att ni kommer att rekrytera personal?

Mauritz Wahlqvist: Våra erbjudanden gällande e-förvaltning är etablerade inom offentlig sektor och vi är väl förberedda för att ge oss i kast med införandet. Vår egen leveransorganisation kommer att säkerställa projektet, i samarbete med licensierade partners som har mångårig erfarenhet av att arbeta med våra produkter.

Dokumentinfo: Hur ser du på utvecklingen inom ECM-marknaden?

Mauritz Wahlqvist: ECM-marknaden har mognat såtillvida att vi idag till största delen arbetar med digital information och det finns ett antal kompetenta produkter för exempelvis dokument- och ärendehantering, projektstyrning, workflow osv. Men informationsmängden växer och det gäller att kunna dra nytta av detta, vi behöver hitta vägar att automatiskt extrahera information från olika källor och skapa oss bra underlag för beslut och för att tillgängliggöra information. En del i detta är att föra över information för bevarande till ett e-arkiv, många utdaterade system står idag och snurrar för att de innehåller information som behöver sparas, antingen på grund av lagkrav, eller för att det är viktig information för verksamheten. Format och system kommer att fortsätta att bli utdaterade och då gäller det att ha en strategi och en teknik för att kunna bevara informationen och göra den tillgänglig. 2015 var startskottet när det gäller upphandling av system för bevarande i svensk offentlig sektor, SKI:s ramavtal för e-arkiv började användas på riktigt och har också förlängts – Formpipe lyckades med att vinna nästan 70 procent av de avrop som gjordes, med vår produkt Long-Term Archive.

Läs mer om affären här