Våga hoppa och avdramatisera! Goda råd för e-arkivarbetet.

Intervju med Sophia Hydén, stadsarkivarie Helsingborgs stad
7 aug 2018

Våga hoppa!

/
Postad av
/
Kommentarer0

Helsingborg stad är ju känd för sitt digitaliseringsarbete och har ju till och med blivit utsedd till Årets IT-kommun 2015. De har även satsat på e-arkivet och har sedan 2017 ett e-arkiv i drift. Jag blev nyfiken på deras arbete och hur de tänker kring samarbete och kontaktade Sophia Hydén, stadsarkivarie i Helsingborg och en av våra talare på e-arkivkonferensen. Jag bad henne berätta om deras arbete.

”Sedan mars 2017 har Helsingborgs stad ett e-arkiv i drift. Så här långt har vi genomfört fler leveransprojekt och flera finns på ”att-göra-listan”. Vi arbetade från början med att e-arkivet skulle vara en naturlig del av den övriga arkivverksamheten. Vi har varje månad workshops i personalgruppen där alla får plocka fram och expediera förfrågningar. Allt löper på, men vi är i en läroprocess och kommer vara så under lång tid framöver. Att jobba med digital information är komplext, men mycket spännande”, säger Sophia Hydén och fortsätter:

”Det som har varit utmaningarna är att övertyga projektgruppen att vi ska ha ett e-arkiv. Motståndet var först stort, man ville hålla kvar i det analoga arbetssättet och såg övervägande del svårigheter. Att driva utvecklingsprojekt ställer krav på ett agilt arbetssätt och det passar inte för alla. När väl e-arkivet var i drift var det framför allt leveransprojekten som utmanade oss. Vi har en ambition att klara så mycket som möjligt av anslutningarna på egen hand och har mycket att lära. IT-kompetensen är en viktig del. En utmaning ute i organisationen är att den digitala mognaden är så varierande”.

”Vilken roll tror du att samarbete spelar när man arbetar med e-arkivet?”, undrar jag. ”Samarbetet spelar enormt stor roll”, menar Sophia. ”Man vill inte uppfinna hjulet gång på gång. Vi har dialog med de som ligger steget före oss och vi försöker i vår tur att hjälpa andra vidare. Vi har t ex under året haft ett antal studiebesök från andra organisationer, vi vill dela med oss! Vi har nyligen startat ett nätverk med 6 kommuner som har samma lösning som vi har. Målet är att skapa ett utbyte och samarbete i framför allt leveransfrågor”.

Sophia Hydén fortsätter: ”Att lära sig av varandra är viktigt, vi arbetar dagligen med detta på stadsarkivet. Vår e-arkivarie är specialist men alla medarbetarna kan plocka fram handlingar och hantera de enklare handlagen i systemet. De är viktigt att implementera sättet att arbeta med digital information, det är en del av verksamheten som är under utveckling och som vi behöver lära oss mer om. Vi erbjuder regelbundet nätverksträffar och seminarier med systemförvaltare, arkivansvariga och arkivredogörare med tema på digital informationshantering”.

Om du vill ge ett råd till en som vill påbörja ett arbete med e-arkiv, vad skulle det vara, frågar jag.

Sophia Hydén tänker efter. ”Det är svårt att ge ett råd. Istället så vill vi prata om parametrar:

  • Projektgruppen är jätteviktig. Medlemmarna måste vara övertygade om att e-arkiv är viktigt och intressant.
  • Gör inte politik av frågan. E-arkiv är ett verksamhetssystem och bör hanteras som ett sådant.
  • Man ska våga hoppa! Det är ett utvecklingsprojekt och det innebär att det varken finns garantier eller så mycket förutsägbarhet. Knyt personer som kan driva den här typen av projekt.
  • Avdramatisera. Ta ner frågan på jorden. Alla projekt går upp och ner, det är en naturlig del. Den största utmaningen är varken teknik eller system utan personerna som ska driva frågan.

Tack Sophia!  Det låter som mycket goda råd på vägen mot ett e-arkiv och det ska bli spännande att få höra mer om ert arbete den 3 oktober, då du är en av våra talare.