Dokumentinfo intervjuar

31 Aug 2017

Anläggningsdokumentation – ”Alltför ofta har man fastnat i ett digitaliserat papperstänk”.

//
Kommentarer0

Roger Sten, kursledare på Dokumentinfos kurs om anläggningsdokumentation, delar med sig av erfarenheter och tips om vad man bör tänka på i informationshanteringen rörande anläggningar.

Dokumentinfo: Hej Roger, berätta vad du arbetar med när du inte håller kurs för oss.

Roger: Jag arbetar på Actea Consulting AB som verksamhets- och informationsarkitekt med fokus på hantering av teknisk information. De uppdrag jag jobbar med är inom sektorerna offentlig verksamhet och energibranschen.

Dokumentinfo: Vilka frågeställningar uppfattar du som vanligast i ditt arbete och i möten med kursdeltagare?

Roger: Den vanligaste, och svåraste, frågan är hur man ska hantera underleverantörsdokumentation i olika format. Som kravställare är det väldigt lätt att specificera PDF som leveransformat, men då har man oftast inte löst framtida behov av vidmakthållande och uppdatering av sin information.

Dokumentinfo: Vad bör man tänka på utifrån standarder och krav i samband med nybyggnation?

Roger: Vad kräver myndigheter av dig när du i framtiden kommer bygga om din anläggning, i form av riskbedömningar etc.? Har du sett till att du fått in allt material från leverantörerna som krävs för att du själv kan styra över din anläggnings framtid?

Dokumentinfo: Hur har den digitala miljön påverkat hanteringen av dokumentationen? Vilka för och nackdelar ser du? Vilka är de största förändringarna och hur bör man förhålla sig till dem?

Roger: Alltför ofta har man fastnat i ett digitaliserat papperstänk. Min erfarenhet är att det är en dålig idé att efterlikna gamla processer och metoder. Nya möjligheter som exempelvis funktioner för fastställande eller godkännande genom t ex digitala signaturer effektiviserar vardagen och kortar ledtider.
För att hantera dokumentationen skulle man kunna utnyttja PDM-, ERP- eller underhållssystem på ett mycket mer effektivt sätt genom eftersträva ett 1:1-förhållande mellan underhållsobjekt och teknisk information.

Dokumentinfo: Ge oss dina tre bästa tips på hur man effektivast bör hantera sin dokumentation för tillgänglighet och aktualitetshållning.

Roger: Definiera målgrupperna och låt respektive målgrupp få tillgång till för dem aktuell information.
Det ska vara enkelt att se vilken information som är giltig och vilken information som ännu inte är giltig, eller inte längre är giltig. Ha tydliga kopplingar mellan anläggningsobjekten och motsvarande dokumentation, så att du lätt kan avveckla den som inte längre gäller.

Vill du veta mer? Välkommen till kursen Anläggningsdokumentation 4 oktober!