Automatiserad Informationshantering

Verksamhetsutveckling
8 mar 2018

Automatisering – en hävstång till bättre verksamheter

//
Kommentarer0

Nu händer det. Det finns bättre och bättre förutsättningar att använda automatiseringstekniker i olika administrativa processer. Både med kort införandetid och relativt kostnadseffektivt. Tekniker som Artificiell intelligens, Machine learning och Natural Language Processing får uppmärksamhet och drar med sig tekniska möjligheter som funnits under lång tid. Plötsligt dyker det upp tillämpningar som verkligen gör nytta, som leder till bättre verksamheter och som gör oss som kunder och medborgare mer nöjda.  Försäkringskassan hanterar sedan flera år ärenden om tillfällig föräldrapenning med automatik och det är mycket stor skillnad på hantering av deklarationer idag jämfört med för 20 år sedan. I Trelleborgs kommun så har personella resurser inom försörjningsstödet kunna läggas på att få folk i arbete istället för att administrera utbetalningar. Det senare görs till stor del sedan ett knappt år tillbaka av en algoritm. Förra året ökade antalet personer som gick från bidragsberoende till eget arbete kraftigt.

Men hur gör man för att verkligen få till en bra lösning? Hur undviker man att köpa teknik som sedan inte visar sig vara användbar? All verksamhetsutveckling handlar om tydliga målsättningar, ett gott ledarskap, högt engagemang och att involvera medarbetarna. Och struktur på informationen. Om detta inte är på plats så kommer inte automatiseringen att fungera.

I många verksamheter har vi den senaste tiden noterat ökade krav på administration och dokumentation. Det finns exempel på när tillgängliga resurser och kompetens inte klarar av att bedriva den ”riktiga” verksamheten på ett godtagbart sätt för att så mycket tid går åt till annat. Många studier och undersökningar visar att utveckling går åt ett håll som innebär att det inte fungerar längre, att vi riskerar att administrera oss till döds. Samtidigt som många administratörer försvinner från våra arbetsplatser

Under lång tid har olika IT-lösningar betraktas som ett huvudspår, med hjälp av smart användning av moderna IT-lösningar ska vi kunna effektivisera verksamheten och få datorer att utföra en del av den administrativa bördan. Som bekant har det inte alltid blivit som tänkt och det beror huvudsakligen på två saker: effekten av IT-lösningen blev inte så stor som vi hoppades och vi underskattade arbetet med att investera och hantera IT. Det finns flera exempel på lösningar som inte förenklat utan förvärrat situationen.

Förr så var standardrådet att inte automatisera förrän man var säker på att det gjordes på ”rätt sätt”. Det krävdes ofta stora insatser, med stora kostnader och stora risker. Automatisering var något som möjligen gjordes i verksamheter med stora volymer av ensartad, transaktionsartad hantering.

Men, som sagt, nu händer det!