Intervju med Tommy Bengtsson, SKL Kommentus

4 jun 2018

”Det där med ramavtal, hur är det med det?” 

/
Postad av
/
Kommentarer0

Hur ser ramavtalen för SKL Kommentus kategori Digitala tjänster ut? Hur kan ett ramavtal vara ett stöd i arbetet med e-arkivet? Jag blev nyfiken och kontaktade Tommy Bengtsson, en av våra talare på konferensen Dokumentinfo FOKUS: e-arkiv. Han är avtalsansvarig för SKL Kommentus ramavtal för Digitala tjänster, där bland annat ramavtalet för e-arkiv ingår.  Tommy har arbetat i över 20 år med behovsanalyser och kravställning runt ärende- och dokumenthantering samt elektronisk arkivering och är verkligen rätt person att prata avtal med!

Frida: Hej Tommy! Berätta lite om din roll på SKL Kommentus.

Tommy: Jag är ansvarig för de ramavtal vi har inom vår kategori Digitala tjänster. Det innebär att jag hjälper både kommuner och landsting såväl som våra ramavtalsleverantörer att använda ramavtalen och att se till så att de används på rätt sätt. Det ingår också i min roll att säkerställa att vi fortsätter upphandla relevanta och träffsäkra ramavtal för Digitala tjänster.

Frida: Berätta lite kort om det nya avtalet. Vilka är skillnaderna i det nuvarande avtalet jämfört med det tidigare?

Tommy: Det nya ramavtalet har en mycket större omfattning än det tidigare. Där det förra ramavtalet var avgränsat till e-arkivlösning som tjänst eller installerad i egen miljö och endast konsultstöd vid implementation, omfattar det nya ramavtalet tre anbudsområden med en annan uppdelning. Område 1, Anskaffningstjänster, omfattar konsultstöd för initiala aktiviteter såsom behovskartläggning, kravarbete, nyttokalkylering, avrop mm. Anbudsområde 2, e-arkivslösning med tillhörande tjänster, är det område som omfattar själva e-arkivet och alla konsulttjänster som behövs för att få det att rulla inklusive anslutning av verksamhetssystem. Just anslutningarna var avgränsade i förra ramavtalet så nu finns möjligheter att avropa ett större stöd än tidigare. Det tredje anbudsområdet, e-arkivtjänster, omfattar lösningar och tjänster för anslutning av verksamhetssystem till befintliga e-arkivlösningar. Det är alltså ett eget anbudsområde och kan med fördel användas av de som avropat e-arkiv på förra ramavtalet och nu vill ha mer stöd i att säkerställa leverans av verksamhetsinformation från andra system.

Frida: Hur skulle du vilja beskriva utvecklingen av e-arkivet de senaste tio åren?

Tommy: Det har skett otroligt mycket och i synnerhet runt medvetandet om nyttan och nödvändigheten av e-arkiv. Möjlighet till effektiv och kontrollerad arkivering har gått från att handla om slutförvaring av det som inte längre behövs och det sista som hanteras, till att vara en central komponent i modern informationshantering. Från platsen där du ställer av ”döda” system till att vara ett nav där bevarandevärd information samlas och tillgängliggörs. Från att vara något du sköter ”i källaren” till att vara något kommuner samverkar om. Med det digitaliseringstryck vi har idag är det oundvikligt att ha en ordnad arkivering, och det börjar bli tydligt för fler och fler.

Frida: Vilka fördelar ser du med ett samarbete mellan organisationer i arbetet med e-arkivet och vilka är utmaningarna?

Tommy: Fördelarna är absolut övervägande jämfört med utmaningarna. De största fördelarna är både de kostnadsmässiga (fler delar på samma insatser), den ökade förhandlingskraften samarbete innebär gentemot leverantörer och den kunskapsdelning som sker där offentliga organisationer som är starka inom t.ex kravhantering samverkar med offentliga organisationer som är starka på säkerhet för att hitta optimala arkivlösningar. En av de största utmaningarna är att samverkan ofta inte är definierad annat än att det ska samverkas. När idéer och förmågor börjar divergera inom ett samverkansinitiativ så ställs grundförutsättningarna på sin spets och det kan lätt bli osäkerhet i fortsatt arbete.

Frida: Vad ska man tänka på tycker du, om man precis står i startgroparna att införskaffa ett e-arkiv?

Tommy: De frågor som är enklast att börja med är; vem har behov av vilken arkiverad information, och hur vill de ha tillgång till den? När de frågorna ställs kommer så många andra frågor på köpet, har vi den informationen? Kan vi få ut den enkelt? Gallrar vi den idag? Kan vi transformera den till rätt format?

Frida: Tack för samtalet, Tommy. Det ska blir intressant att få höra mer om detta på konferensen!