Tips för bättre eArkivering

5 maj 2016

11 tips om eArkiv

//
Kommentarer0

Dokumentinfos Christer Atterling ger dig sina viktigaste tips om eArkiv.

Tips 1 – Målbild
Skapa en tydlig målbild – vad vill din organisation med eArkiv. Är det ett slutarkiv ni ska ha, eller ingår mellan/närarkiv. Är det kanske en strategi för livscykelhantering av information?
Gör inte målbilden för teknisk och inte för detaljerad.

Tips 2 – Strategi
Se till att det finns en långsiktig strategi inom organisationen, det är ju ändå bevarande vi pratar om!
Strategin bör vara ett komplett, levande dokument, men lyft ur några principer ur strategin och gör dem till ditt mantra, ord att fundera på; produktoberoende, leverantörsoberoende.

Tips 3 – Ax till limpa
Se till att eArkiv blir en del av hela organisationens informationsflöde, genom att tänka i termer av ”ax till limpa”, dvs det är redan när informationen skapas som vissa krav ska gälla. Om det inte finns ett avvägt verksamhetsbehov att frångå kravet, ja då ska ”arkivet” sätta kraven, redan när informationen skapas. Gör dock inte detta till en börda för användarna, utan snarare som en hjälp, tex så kan systemet ”automatiskt” konvertera informationen till arkivbeständigt format. Är det information som inte ska till arkivet – behövs heller inga arkivkrav. Självklart!

Tips 4 – Nätverka
Det finns ett engelskt uttryck som är ”steal with pride” och ibland säger vi att vi inte ska uppfinna hjulet för det är redan gjort. Jag vet att det finns mycket att hämta från de som redan testat att eArkivera, men den information du får ska anpassas efter din organisations förutsättningar, målbilden och strategin. Men låt inte tekniska hinder sätta käppar i hjulen – nätverka det vinner vi alla på!

Tips 5 – Våga ta steget
Visserligen behövs, som nämnts ovan, en målbild och en strategi, men sedan måste man våga ta steget – våga prova. Man lär sig väsentligt mycket mer om hantverket att eArkivera genom att verkligen göra det – än via teoretiska resonemang, böcker eller rapporter. Återigen så är det din organisations målbild och strategi som ska vara vägledande – men våga prova, jag lovar ni kommer inte ångra det.

Tips 6 – Rätt kompetens
Baserat på målbild, strategi och verksamhetsplan måste man säkra rätt kompetens – oavsett organisation.
Rätt kompetens kan vara personer i verksamheten som vet hur systemet har använts, det kan vara interna eller externa systemutvecklingsresurser som utvecklar lösningar- MEN det viktigaste är att du har rätt kompetens i din organisation som ansvarar för eArkivet, det behövs såväl arkivarier som informationsarkitekter och det behövs drivkraft, ansvarstagande och nyfikenhet.
Med rätt kompetens kan du säkerställa att du får vad du beställer och ställa rätt krav.

Tips 7 – Involvera
I en politiskt styrd organisation är det viktigt att involvera politikerna, som ofta vurmar om medborgarperspektivet. Man måste givetvis involvera ledningen, men inte minst gäller att involvera verksamheten – det är deras information som ska hanteras och med hjälp av deras kunskap kan vi förstå hur informationen är (o)strukturerad idag, påverka framtiden och få nya infallsvinklar som driver informationssamhället framåt.
Man får – på köpet – en förståelse för deras vardag, som gör det lättare att designa lösningar som är användarvänliga. Dessutom lär man sig något nytt.

Tips 8 – Kompetensutveckla
Vi befinner oss i början av en lång resa och vi har mycket att lära, därför är det viktigt att kompetensutveckla på alla nivåer. Skapa en grundförståelse för dem som hanterar information, bygg på med kunskaper om XML, lagar och förordningar och se till att de som sysslar med eArkivering till vardags får meningsfull utbildning. Bara att träffa varandra och diskutera ”på djupet” kan ge oerhört mycket. Anlita gärna oss på Dokumentinfo, se våra kurser och konferenser och andra erbjudanden på www.dokumentinfo.se

Tips 9 – Jämför kostnad med nytta
”Det är dyrt att arkivera” – ja det är nog den vanligaste reaktionen jag får. Men det är en grav missuppfattning, jag skulle vilja påstå att det är dyrare att inte ha en arkiveringsstrategi, vi skjuter bara problemet framför oss och snöbollen blir bara större och större…
Om strategin kopplas till konsolidering (avveckling) av system, kommer snart ekonomerna att le och klappa händerna, det må kosta 500 000 kronor men vi sparar licenskostnader på miljoner – om året.

Och tänk om någon i framtiden vill ha ut sin journal men vi har den inte kvar – det kan kosta livet.

Tips 10 – Släpp inte taget
När ni sedan har köpt ett eArkiv (produkt eller tjänst), eller till och med skaffat ett eget eArkiv – tro då inte att arbetet är klart – det är nu det roliga börjar, eller för att travestera en gammal adlad premiärminister från det viktorianska släktet: Detta är inte slutet, det är inte ens början på slutet. Men det är kanske slutet på början.

Tips 11 – Skaffa dig en eArkiv coach
Hos oss på Dokumentinfo har vi lång erfarenhet av arkiv generellt och eArkiv specifikt och vi hjälper dig gärna. Ett coachuppdrag sträcker sig över ett kvartal eller mer och det är du som ställer frågor – vi delar med oss av vår erfarenhet.

Om du är intresserad hör av dig till oss på info@dokumentinfo.se, 0302-154 30