Kritiskt tänkande

Samverkan och systematik
17 feb 2020

Funktionell dumhet och informationshantering

//
Kommentarer0

Denna artikel finns också publicerad på bloggen olleebbinghaus.se

Känner du igen din arbetsplats i ett eller flera av nedanstående påståenden:

  • Under 2017 och 2018 investerade vi en massa resurser för att leva upp till GDPR. Trots det lever vi idag inte upp till reglerna.
  • För ett par år sedan investerade vi i ett nytt IT-system. Innan investeringen gjordes en förstudie med en nyttokalkyl som visade på att det var en bra investering. Projektet som arbetade med IT-systemet är avslutat. Någon efterkalkyl har vi inte gjort. Troligen har inte alla av förstudien identifierade effekter åstadkommits. Troligen är det därför som ansvariga inte vill genomföra någon efterkalkyl.
  • I min organisation hoppas många, inte minst chefer, att informationshanteringens stora och små problem går att lösa genom att införa den perfekta lösningen. Därför blir de glada när någon, t. ex. en försäljare av IT-lösningar, lovar att de har eller kan skapa den perfekta lösningen. Fina powerpoint-presentationer med vaga löften, eller annat ihåligt underlag, blir ibland underlag för beslut.
  • Vi utbildar nyanställd personal i de externa regler som gäller för informationshanteringen i vår organisation. Vi har dock inte alla interna regler och rutiner på plats, och har i vissa situationer svårt att ge de vi utbildar svar på frågan hur de ska göra, konkret, med den information de hanterar. Vi har inte heller utbildningar för personer som redan är anställda. Frågan är om vi utbildar för de som går kurserna och för att få till en bättre informationshantering, eller om vi utbildar för att de som är ansvariga för informationshanteringen har lovat att utbilda.
  • Vi har ett antal anställda som är experter på olika aspekter på informationshanteringen. En som arbetar med informationssäkerhet, en som arbetar med GDPR, en som arbetar med offentlighet och sekretess, en som arbetar med arkivfrågor, en som arbetar med registrering av allmänna handlingar. Vi har också flera IT-arkitekter, e-tjänsteansvariga, objektägare, digitaliseringsledare och IT-arkitekter. Alla mycket kompetenta och erfarna inom sina respektive gebit av informationshanteringen. Dessa experter ägnar mycket resurser åt att resonera om och debattera hur de ska få till bra lösningar, så mycket resurser att de har svårt att hinna förse verksamheten med lösningar som underlättar det dagliga arbetet för det stora flertalet.

Mats Alvesson, forskare i Lund, har lanserat begreppet funktionell dumhet. En kort beskrivning av det är när man i en organisation är snävt fokuserad på det man gör och att det leder till ett bra resultat, åtminstone på kort sikt och utifrån den närmaste omgivningens perspektiv. Det finns några varningssignaler: att inte reflektera över sina antaganden, att inte ifrågasätta varför du gör saker och ting, att inte överväga konsekvenserna av det som görs. En slutsats som Mats drar är att framväxten av det så kallade kunskapssamhället medfört att den funktionella dumheteten har ökat. Men han konstaterar att det finns fördelar med funktionell dumhet eftersom det gör att människor i arbetslivet gör som de blir tillsagda. Det skapar trygga arbetsplatser där folk känner sig hemma som också kan vara lätta att styra. I boken ”Dumhetsparadoxen” kallar författarna (Alvesson och Spicer) det för dumhetsledning. Funktionell dumhet riskerar dock att skapa organisationer där anställda ignorerar problem som inte är uppenbara, vilket i sin förlängning kan leda till katastrofer.

Hur kan man då förhålla sig till detta när det gäller informationshantering? Dumhetsledning är ju kanske något som många av oss informationshanteringsexperter vill åstadkomma, en dumhetsledning som innebär att våra frågor får genomslag och folk gör som de blir tillsagda.

Här kommer några saker jag tror är viktiga att ha med sig

  • Samverkan mellan informationshanteringens olika perspektiv och experter och en tydlig gemensam målsättning med det arbete som görs i organisationen. Den måste också vara konkret, man behöver alltså konkretisera vagt formulerade mål som ”att stödja kärnverksamheten”. Detta görs lämpligen i en insats bestående av en eller flera workshops där informationshantering definieras och målsättningar sätts. Alla intressenter behöver vara med i detta arbete som också måste följas upp.
  • Att ha tät kontakt med verksamheten, och att arbeta tillsammans för att hitta bättre sätt att utföra det dagliga arbetet
  • Att arbeta systematiskt med informationshanteringen, dvs bl.a. följa upp gjorda insatser.
  • Att inte styras i för stor utsträckning av externa intressenter. Organisationen ska leva upp till lagar och regler och göra som tillsynsmyndigheter och andra säger. Men det får inte innebära att det verksamhetens behov av informationshantering tappas bort.
  • Kritiskt tänkande är viktigt. Att iaktta och ifrågasätt det som görs i organisationen. Att tänka utanför boxen. Att reflektera över vad som sker och vad det innebär. Det måste också finnas praktiska möjligheter till kritiskt tänkande i organisationen (tillåter cheferna det?). Och att ta hand om resultatet. Kanske behöver vi återkommande ha ”kritiskt-tänkande-möten” där vi systematiskt iakttar, ifrågasätter och reflekterar över våra arbetssätt.
  • Kompetens och att veta vad som gäller är alltid viktigt. Inte minst bland beslutsfattare.