Informationshantering och digitalisering

Otydlighet och dålig prioritering?
12 maj 2019

Informationshantering och Digitalisering – problem och hinder

//
Kommentarer0

Informationshantering är att samla in, organisera och lagra information så att informationen kan användas på ett ändamålsenligt sätt.

Informationshanteringens perspektiv är:

  • Externa krav – de krav och standarder och som organisation ska eller väljer att följa
  • Interna regler – de interna regler (som kan vara tillämpningar av externa regler) som gäller för organisationen.
  • Lagring – de IT-lösningar som lagrar och hanterar informationen
  • Människor – de individer i organisationen som arbetar med informationen
  • Verksamhet – de behov av information som verksamheten har för att nå sina mål

Informationshantering måste analyseras och utvecklas utifrån alla perspektiv ovan och utifrån en helhetssyn. I många organisationer finns det ingen eller dålig samordning och koordinering mellan de olika intressenter av informationen; IT, affär, informationsägare, informationssäkerhet och externa regler har dålig samordning vilket leder till lösningar som haltar.

Digitalisering innebär att förbättra verksamhetens och dess affär med hjälp av digitala verktyg – ett ökat inslag av digitala delar i de tjänster och produkter som finns. Digitalisering delas ofta in i yttre digitalisering, som syftar till att få till bra interaktion med kunder och externa samarbetspartners, och inre digitalisering, som handlar om att förbättra organisationens interna processer och rutiner. För båda yttre och inre digitalisering är val av IT-plattformar centrala men den viktigaste delen är förmåga att kontinuerlig utveckla arbetssätt och rutiner. Att arbeta med ständiga förbättringar.

Digitalisering berör allt större delar av samhället och våra organisationer, och det innebär att det blir mer information som hanteras. Och om inte informationen i våra digitaliserade organisationer hanteras på ett bra sätt finns en risk att nyttan av digitaliseringen blir mindre eller helt uteblir. Det gäller även om vi digitalisering enskilda processer eller produkter/tjänster. Systematisk informationshantering och fungerande förändringsledning är centrala komponenter för att få till en väl fungerande digital utvecklingsresa, och det ställer krav på ett annat ledarskap än dagens.

Följande problem och hinder finns i många organisationer idag

  • Otydlighet när det gäller hur verksamhetsmålen relateras till/stärks av digitaliseringen
  • Dålig systematik när det gäller informationshantering
  • Dåliga beslutsprocesser när det gäller IT-investeringar
  • För stora och fel investeringar i IT-system och för lite i förändring av processer och rutiner
  • Dålig förmåga att prioritera och fokusera på de mest angelägna förändringarna

Digitalisering ger inte full effekt utan förändringsförmåga och systematisk informationshantering. Risken är uppenbar att nyttan av till synes offensiva investeringar helt uteblir.