Dokumentinfo FOKUS: Allmän handling

På konferensen Dokumentinfo FOKUS: Allmän handling den 3 maj i Stockholm fokuserade vi på reglerna som gäller för allmänna handlingar.

Reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och andra författningar stod i fokus under denna konferens. Frågan var hur regelverket fungerar idag, med nuvarande tekniker för att hantera information.

Under dagen diskuterade vi hur reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och andra författningar klarade av nuvarande tekniker för att hantera information och dagens sätt att organisera oss. 

En grundprincip är att en handling blir allmän när den passerar organisationsgränsen, alla handlingar som skickas till och från en myndighet blir allmänna handlingar. 

  • Men hur är det när myndigheten hyr in personal, ska konsulter och annan inhyrd personal betraktas som en del av myndigheten eller inte? Passerar handlingar som skickas till och från konsulten organisationsgränsen och blir allmänna?
  • Information som lagras av myndigheten i molntjänster, i vilka situationer ska de betraktas som allmänna handlingar. Är alla handlingar i tjänsten upprättade när någon utomstående har möjlighet att komma åt informationen?
  • Inlägg i sociala media är allmänna handlingar om det är myndighetens konto, men hur är det om en tjänsteman använder sociala medier. När är inläggen enskilda handlingar och när är de allmänna handlingar?
  • Hur ska man betrakta länkar som kan finnas i t. ex. en inkommande handling. Är innehållet som länken går till att betrakta som en allmän handling eller inte?
  • I vissa sammanhang är sekretess i samband med outsourcing svårt att förhålla sig till. När är det tillåtet att delge annan sekretessbelagd information?
  • Hur påverkar Dataskyddsförordningen (GDPR) handlingsoffentligheten? Förordningen gäller i Sverige från 2018.