Dokumentinfo FOKUS: eArkiv

Välkommen till FOKUS E-arkiv, där vi tittar närmare på e-arkivformen ”Mellanarkiv”.

Det finns många ord för det system eller process som ska bevara information för framtiden, E-arkiv, system för bevarande, mellanarkiv, slutarkiv och digitalt arkiv. Mellanarkivet har nu blivit ett ofta nämnt inslag i resonemanget om e-arkivering, särskilt i utvecklingen av en e-arkivtjänst hos Statens Servicecenter.

Mellanarkiv som en del i e-arkiveringen

Enligt Riksarkivet innebär ett mellanarkiv att informationen förts över till ett system för bevarande fast där arkivmyndigheten inte tagit över ansvaret. Är informationsägarskapet den enda skillnaden eller finns det andra aspekter att ta hänsyn till? Vad säger Riksarkivet och de kommunala arkivmyndigheterna? Varför har vissa myndigheter valt en mellanarkivlösning och varför har vissa i andra fall direkt valt att utveckla ett e-arkiv som slutarkiv?

Under dagen lyfter och diskuterar vi bland annat frågor som:

  • Vad är då ett mellanarkiv och vilka fördelar finns med ett mellanarkiv?
  • Vad skiljer ett mellanarkiv från ett slutarkiv?
  • Hur tänker man kring mellanarkiv inom den offentliga förvaltningen?
  • Finns det en nytta med att ha ett mellanarkiv tillsammans med ett slutarkiv?
  • Hur ska man se på överföringen från ett mellanarkiv till ett slutarkiv?
  • Finns det fördelar att ha lagrat informationen i ett mellanarkiv innan man för över det till ett slutarkiv?

Mellanarkivets tillgänglighet och användare

Vilka ser man som de primära användarna av ett mellanarkiv? Hur hanteras tillgängligheten av informationen?

Under dagen får vi ta del av representanter från den offentliga sektor som har valt olika vägar och höra hur de har resonerat när de har arbetat med e-arkivfrågan och mellanarkivet som en del av e-arkiveringen.

Varmt välkommen 28 september!

Till anmälan!

Konferensfakta

När

28 september 2017

Plats

Stockholm Bonniers Conference Center, Torsgatan 21

Pris

3900 kr/person+moms

Till anmälan!

Program

       Tid 
08.30 – 09.00Samling och registrering
09.00 – 09.20

Inledning, praktiska frågor

Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo

09.20 – 10.00

Mellanarkivet som en del av ett sammanhang

I föredraget diskuteras begreppet Mellanarkiv inom ramen för den arkivvetenskapliga informationsmodellen Records Continuum Model.  Modellen utgörs bland annat av fyra delar som beskriver arkivprocessen, hur informationen skapas tills den tillgängliggörs. I modellen ses informationen som ständigt föränderlig och där det krävs en proaktiv informationshantering för att hantera den. Hur kan modellen tillämpas i arbetet med ett mellanarkiv och ett slutarkiv?

Tove Engvall, Mittuniversitetet

10.00 – 10.20

Kaffe

10.20 – 11.00

Erfarenheter av ett mellanarkiv

Region Örebro län är medlemmar i R7e-arkiv som innehåller både ett mellanarkiv och ett slutarkiv. I detta föredrag får vi ta del av erfarenheter av att arbeta med mellanarkiv i en regionorganisation.

Anna Ekström och Erik Larsson, Region Örebro län

11.10 – 11.50

Mellanarkivet som informationsnav

Oavsett organisationstyp finns behov av ett mellanarkiv för en mängd olika system. Det kan handla om allt från att spara utgående fakturor från ett ekonomisystem till att ställa av en dokumentyta i SharePoint eller en nätverksenhet för att senare gallra eller bevara informationen. Under föredraget får vi veta hur ett modernt mellanarkiv i praktiken kan användas som ett övergripande informationsnav för att hantera informationstyper från olika verksamhetsområden inom en organisation.

Elias Caselunghe, Formpipe

11.50 – 12.50

Lunch

12.50 – 13.30

Behövs ett digitalt mellanarkiv i Helsingborgs stad?

Helsingborgs stadsarkiv berättar om hur de arbetat med begreppet mellanarkiv vid införandet av stadens e-arkiv. Har mellanarkivet spelat ut sin roll?

Sophia Hydén och Blanche Engberg, Helsingborgs stadsarkiv

13.40 – 14.20

Från dokumenthanteringssystem till eArkiv

Det finns ett behov av att säkerställa att väsentlig information om Svensk Kärnbränslehantering ABs (SKB) deponerade avfall och övriga verksamheter finns kvar för lång framtid (100 000 år) utan att den förvanskas, blir oåtkomlig eller glöms bort. Denna genomgång beskriver SKB:s arbete med utveckling av ett eArkiv enligt Riksarkivets krav med utgångspunkt från företagets dokumenthanteringssystem.

Anastasia Pettersson, SKB, och Per Carlsson, Karolinska Institutet

14.20 – 14.40

 Kaffe

14.40 – 15.20

Mellanarkiv vs. Arkiv – bara en logisk uppdelning i en databas?

Stockholms läns landstingsarkiv har gjort en resa från att ha utvecklat samt förvaltat landstingets mellanarkiv och slutarkiv till att idag endast förvalta slutarkivet. Varför blev det så? Föredraget ger oss lärdomar och tankar kring mellanarkiv och deras funktion i informationens livscykel.

Leif Pettersson, Stockholms läns landstingsarkiv

15.30 – 16.10

Mellanarkiv, behövs det?

Vilka argument talar egentligen för en uppdelning i mellanarkiv och slutarkiv, och hur förhåller sig mellanarkiv och slutarkiv till OAIS-modellen? Utifrån teori och praktisk erfarenhet kommer mellanarkivets möjliga roll belysas i relation till verksamhetssystemen där informationen skapas och slutarkivet där informationen ska bevaras och vara tillgänglig under lång tid.

Fredrik Samson, Ida Infront

16.10 – 16.30

 Avslutande diskussion

Talare

Anna Ekström

Anna Ekström, arkivchef Region Örebro län.

Erik Larsson

Erik Larsson, arkivarie Region Örebro län.

Sophia Hydén

Sophia Hydén, stadsarkivarie och chef för stadsarkivet, Helsingborgs stad.

Blanche Engberg

Blanche Engberg, It-arkivarie, Helsingborgs stadsarkiv, Helsingborgs stad.

Tove Engvall

Tove arbetar som adjunkt i arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet. Tidigare har hon arbetat som e-arkivarie i Vallentuna kommun, i projekt eARD (e-arkiv och e-diarium), samt deltagit i projektgruppen på SKL kring ramavtal för e-arkiv. Tove deltar också i det internationella forskningsprojektet InterPARES trust.

Leif Pettersson

Leif har studerat historia samt arkiv- och informationsvetenskap. Han arbetade länge inom museivärlden för att sedan gå över till konsultvärlden. Han har även arbetat 10 år på Storstockholms lokaltrafik. Sedan ett drygt år tillbaka arbetar Leif som bevarandestrateg på landstingsarkivet.

Elias Caselunghe

Elias arbetar på Formpipe Software som produktansvarig för e-arkiv, där han leder utvecklingsarbetet och ansvarar för kravställning och kommunikation av programvaror inom elektronisk arkivering. Han har teknisk bakgrund och har genom åren deltagit i ett stort antal projekt gällande införande av och leveranser till e-arkiv.

Fredrik Samson

Fredrik, affärsområdeschef e-arkiv på Ida Infront, har mer än 20 års erfarenhet av digital informationshantering och har hjälpt igång många organisationer med digital arkivering. Han är Ida Infronts representant och aktiv medlem i SIS kommitté TK546, Ledningssystem för verksamhetsinformation.

Anastasia Pettersson

Anastasia är arkivsamordnare på SKB, kursledare inom utbildningar i digital arkivering samt ordförande i Näringslivets Arkivråd.

Per Carlsson

Per är IT-arkitekt med flerårig erfarenhet av standardisering och reglerad dokumenthantering.

Anmälan

Namn (obligatorisk)

Epost (obligatorisk)

Telefon

Befattning (obligatorisk)

Företag/organisation(obligatorisk)

Adress

Postort

Postnummer

Fakturaadress (obligatorisk)

Fakturapostort (obligatorisk)

Fakturapostnummer (obligatorisk)

Fakturareferens (obligatorisk)

Specialkost

Rabattkod

Övrigt


Allmänna villkor:

I konferensavgiften ingår

  • Konferensens samtliga föredrag
  • Förmiddagskaffe, lunch, eftermiddagskaffe, frukt och vatten
  • Dokumentation från föredragen

 Anmälan kan göras via formulär här på sidan under respektive konferens, på tel 0302-15430 eller info@dokumentinfo.se. Anmälan bekräftas via e-post och faktura.

Anmälan är obligatorisk och bindande så snart Dokumentinfo mottagit anmälan. Plats på konferens får överlåtas på annan person. Vid överlåtelse av plats ska Dokumentinfo meddelas senast en vecka innan konferensstart.

Dokumentinfo förbehåller sig rätten att göra ändringar i programmet, att byta ut föredragshållare och att ställa in konferensen. Anmäld deltagare får besked om inställd konferens senast dagen innan konferensen skulle ha arrangerats, eventuellt betald konferensavgift återbetalas om konferensen ställs in. Ersättningar därutöver utges inte.