Konsulttjänster

Dokumentinfo – experter på informationshantering

Vi är ett oberoende konsultföretag som arbetar med informationshantering. Vi är experter på informations-, ärende- och arkivhantering och erbjuder konsulttjänster, kurser och konferenser inom området. Vi har alltid kundens bästa för ögonen och sätter verksamheten i fokus, inte teknikval, IT-produkter eller andra leverantörsspecifika lösningar. Vi eftersträvar lösningar för våra kunder som är kostnadseffektiva, stöder kärnverksamheten och lever upp till lagar och regler.

Kontakta oss

Vad kan vi på dokumentinfo göra?

Vi har lång erfarenhet av att arbeta som konsulter i offentlig sektor, i företag och hos leverantörer. Våra insatser är av skiftande karaktär, alltifrån strategiska informationshanteringsprojekt i stora organisationer, till några timmars arbete med att ge synpunkter på processbeskrivningar eller informationshanteringsplaner. Våra kunder är statliga myndigheter, kommuner, landsting, statliga och kommunala bolag, stora och små företag samt ideella organisationer i hela Sverige.

Expertstöd i hanteringen av allmänna handlingar och arkivfrågor – Kommunalt bolag löpande

Organisationen hade behov av löpande stöd i hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.

Vi gick in som expertstöd för att planera och stödja arbetet med arkivfrågor i organisationen. Där ingick hjälp med informationshanteringen i relation till processkartläggning, arkivredovisning och GDPR.

Stöd i GDPR-arbetet – Privat bolag 2018

Kunden hade behov av konkret stöd i samband med införandet av GDPR. Det handlade om att ta fram policydokument och rutiner för behandlingen av personuppgifter.

Vi hjälpte till med att ta fram integritetspolicy, skapa rutiner för personuppgiftsbehandling, samt ta fram ett register för behandling av personuppgifter. Dokumenten lämnades över till kunden för fortsatt förvaltning.

Ta fram arkivredovisning och uppdatera styrande dokument inom arkivverksamheten – Statlig myndighet 2018

Myndigheten behövde ta fram en ny arkivredovisning som uppfyllde Riksarkivets föreskrifter. Därtill fanns behov att uppdatera gallringsbeslut, ta fram en strategi för bevarande samt lämna råd för diarieföring, gallring och arkivlokaler. Myndigheten önskade också stöd i samband med inspektion av Riksarkivet.

Vi genomförde möten med verksamheten där arkivredovisningen togs fram. Övriga dokument uppdaterades. Vi deltog som expertstöd vid inspektionen av Riksarkivet. Arbetet sammanställdes även i en rapport med rekommendationer för fortsatt förvaltning av arkivredovisningen och för en framtida digital diarieföring.

Uppdatering av klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan – Statlig myndighet 2017

Myndigheten saknade en fungerade klassificeringsstruktur som uppfyllde Riksarkivets föreskrifter och en dokumenthanteringsplan som fungerade praktiskt i verksamheten.

Vi genomförde möten med verksamheten där myndighetens processer och handlingar kartlades arbetades en ny klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan fram. Klassificeringsstrukturen gjordes i verktyget Visalfa.

Ta fram förslag till organisation för registratur och arbetsrutiner för diarieföring – Kommunalt bolag 2018

Det saknades struktur och tydlig arbetsfördelning av registreringen av allmänna handlingar. Kunden var på väg att införa en centraliserad registratur och ville ha förslag på hur en ny organisation skulle kunna se ut och vilka åtgärder som behövdes för att få en effektiv och kvalitetssäkrad registrering som uppfyllde lagkraven.

Vi tog fram projektplan för arbetet och i samarbete med verksamheten ledde vi arbetet med att kartlägga arbetsprocesser och roller inom registraturen. Förslag till organisation och arbetsuppgifter samt rekommendationer för det fortsatta arbetet sammanställdes i en rapport tillsammans med förslag till arbetsbeskrivningar och arbetsuppgifter.

Genomlysning av arkivverksamheten – Kommunalt bolag 2017

Det kommunala bolaget var osäkert på om arkivverksamheten uppfyllde lagkrav och arkivföreskrifter. Det saknades ett aktivt arkivarbete och ansvaret för arkivvården var oklar. Genom intervjuer, inspektion på plats och inläsning av styrdokument gjorde vi en analys av nuläget som visade på brister.

Resultatet blev en rapport med tydliga förslag och rekommendationer till ett förbättringsarbete för arkivverksamheten. Med stöd av rapporten kunde bolaget besluta om ett utvecklingsarbete och prioritera aktiviteter för de kommande åren.

Global standard för produktinformation i snabbt växande företag – Privat bolag 2018

Det saknades gemensamma begrepp och en sammanhållen hantering av dokument och produktdelar (t.ex. CAD-komponenter). Dokumenthanteringen var i första hand koncentrerad kring hantering av filer på filserver, med svårigheter att säkerställa rätt version, kopior av produktinformation som några av de stora utmaningarna.

Tillsammans med kunden skapade vi systemkartor, integrationsstrategi, masterdatahantering och köpte in ett dokumenthanteringssystem. Vi hjälpte till att implementera systemet med utbildning, systemdokumentation, utveckling, konfiguration och test.

Kunden fick en global struktur, processer, rutiner och ett system för att hantera sin produktinformation varav integration med kundens ERP-system var en delleverans.

Skapa en grund för fortsatt arbete – Kommunalförbund 2018

Digitaliseringsarbetet var i full gång men det saknades ett helhetsgrepp för informationshanteringen. Dokumenthanteringsplanen var inaktuell och verksamheten hade inte samordnat vad som skulle lagras digitalt och vad som skulle lagras på papper. Olika delar av verksamheten gjorde på sina egna sätt. Det var svårt att veta var man skulle börja ta tag i det hela. Man levde inte upp vare sig till verksamhetens krav eller lagkraven för hantering av allmänna handlingar.

Vi gjorde en analys av nuläge genom att granska dokument och intervjuer med medarbetare på plats i verksamheten. Resultatet sammanställdes i en rapport med tydliga aktiviteter och prioriteringar som utgjorde beslutsunderlag till ledningen om det fortsatta arbetet.