Arkivformat

eArkivera i praktiken
12 aug 2016

Konverteringsfasen, fundamentet för en god leverans till eArkivet

//
Kommentarer0

eArkivering för långtidslagring av information handlar om att ta ut information ur källsystem och importera i arkivbeständiga format i eArkivet. För att det ska fungerar krävs en strukturerad konvertingsfas.

Att hantera flera samtidiga leveransprojekt kräver en genomtänkt process, som är robust men flexibel. Startskottet är projektstarten, eller initiering och därefter är det dags att titta på konverteringsfasen – det är här som fundamentet för en lyckad leverans läggs.
Vissa aktiviteter i denna fas, kan göras tidigt och skapa god förståelse för utmaningar och möjligheter; mappningen är den aktivitet där vi anpassar det ursprungliga verksamhetssystemets informationsstruktur till den leveransspecifikation (FGS) som gäller för leveransen.
Det handlar bland annat om att ensa begrepp, exempelvis kan begreppen medarbetare och anställd använts för att beskriva samma sak och då ska samma element i leveransspecifikationen användas.
Har man då olika databaser som använts på olika sätt, blir det alltid viktiga beslut att fatta om hur dessa olikheter ska hanteras.
Konverteringen handlar också om att omvandla till arkivbeständiga format, framförallt pdf/a och xml, samt att avgöra vilken ambitionsnivå som gäller; 1A, 1B eller 2 (pdf).

I normalfall är hela leveransspecifikationen baserad på ett XML-schema (XSD) och ursprungssystemet är någon form av databas, alltså måste fälten i databasen mappas mot rätt element och det förekommer ganska ofta att fler fält slås samman. Man måste utveckla ett skript som automatiskt gör denna mappning, något som oftast överlåts till den leverantör som utvecklat systemet.
I detta skede behöver man veta omfånget på leveransen, hur många filer och hur många ärenden (eller anställda, patienter osv), detta för att kunna säkerställa att all information kommer med i importen. Vi bör också besluta om omfånget på verifieringen – hur mycket ska verksamheten testa, vad ska de testa och när (kan dock vara svårt att planera i god tid).
I konverteringen bör såväl den som levererar information och earkivet göra kontroller iterativt, för att se att SIP:en (inleveranspaketet) får rätt struktur och format. Ju tidigare vi upptäcker brister och fel, ju lättare är det sedan att gå till fullskalig export/import.
Konverteringsfasen är minst lika viktig som grunden på ett hus, eller förarbetet när man ska måla, om man inte gör det ordentligt, uppstår problem i kommande faser – -information kommer inte på rätt plats, kommer inte med alls (hemska tanke), bilagor kan inte öppnas eller får konstiga tecken och kan inte läsas.
MEN, gör vi arbetet ordentligt får vi en smidig leverans 🙂

Konferensen Dokumentinfo FOKUS: eArkiv 29/11 handlar till stora delar om konverteringsfasen. Läs programmet här