Kunskap, lagring på få ställen, informationshanteringsplan

Diarieföring
5 Nov 2018

Låt diarieföringen bli till nytta för verksamheten!

//
Kommentarer0

Informationshanteringen, som inkluderar diarieföring, ska leva upp till tre krav. Den ska säkerställa:

  • att organisationen lever upp till legala krav,
  • att verksamhetens behov tillgodoses och
  • att den organiseras och bedrivs på ett effektivt sätt

I många offentliga verksamheter är diarieföringens existensberättigande  enbart att ta hand om externa legala krav. Diariet och diarieföringen behövs för att ”ta hand om” offentlighetsprincipen (handlingsoffentligheten) och  uppfattas kanske som byråkratiskt och tungrott, som ett omständligt måste för att verksamheten är skattefinansierad.

De som kan kraven vet att det krävs en hel del för att säkerställa att handlingar registreras och i övrigt hålla ordning på alla de allmänna handlingar som har registrerats, så att organisationen kan leva upp till regelverket fullt ut.  Det krävs ingen närmare eftertanke för att dra slutsatsen att när detta ändå görs: varför då inte göra det på ett sätt som innebär att  verksamheten också har nytta av det? Lyckas vi med det så har det dessutom det goda med sig att vi borde bli mer effektiva. En kombination av tre goda ting och alla strecksatserna ovan blir tillgodosedda.

Varför är det då inte fler organisationer som tittar på verksamhetens behov och nytta av diarieföringen? Varför lagras allmänna handlingar både i anslutning till diariet och på flera andra ställen? Varför registreras ofta handlingar i flera system?

Här kommer några områden att arbeta med om du vill utveckla diarieföringen och öka verksamhetsnyttan med den.

Öka kunskaperna i organisationen

Arbeta med att öka kunskaperna i organisationen. Det är påtagligt ofta som kännedomen om registrering av allmänna handlingar och diarieföring är mycket dålig. Det är någon eller några (registratorer, arkivarier m fl) som kan, men de flesta har mycket grunda kunskaper, trots att de arbetar i offentlig verksamhet. Men även de som arbetar med att utveckla arbetssätt och rutiner för diarieföringen har dålig kunskap om vilket stöd diarieföringen kan utgöra för verksamheten. De behöver ta reda på vad verksamheten gör mer i detalj, om dess arbetsformer samt nuvarande och framtida verksamhetsmål. Då kan de vara delaktiga i lösningar som förenar två kunskapsperspektiv, kunskaper om diarieföring och kunskaper om verksamheten. Det i sin tur kan leda till till bättre samarbete mellan verksamheten och de som hanterar diarieföringen.

Hantera informationen på så få ställen som möjligt

Säkerställ att informationen hanteras på så få ställen som möjligt. Detta gäller både mängden kopior som hanteras (en kopia på hårddisken, en annan i e-posten, en tredje i avdelningens IT-stöd och en fjärde i diariet) och antalet arbetsmoment som krävs för en fullgod hantering (först skriva dokumentet på C:, sedan lägga in det i samarbetsverktyget för chefens åsikter, sedan kontakta registrator för att få ett ärende upplagt, och sedan själv registrera handlingen i ärendet).

Arbeta aktivt med informationshanteringsplanen

Arbeta aktivt med interna regler för hur informationen ska hanteras. Säkerställ att informationshanteringsplanen (dokumenthanteringsplanen) är aktuell, begripligt och används. En stor del av detta arbete är kommunikation och dialog med verksamheten. Detta är svårt att göra om man inte har  detaljerad kunskap om vilka behov verksamheten har.

Vilka IT-system behövs och hur använder vi dem?

Undvik funktionellt överlappande IT-system. Hur många ärendehanteringssystem finns i organisationen? Om det är flera (det är det ofta), hur ser analysen ut som motiverar denna investering? Om samma information registreras i flera av dessa IT-system, vilka motiv finns för detta? Investera aldrig i IT-system utan en noggrann analys av verksamhetens behov. Och undersök alltid om inte dessa behov går att uppfylla med de IT-system som redan finns i organisationen.