Lindas tips

För att förbättra informationshanteringen
16 apr 2019

Lindas 5 bästa tips för att förbättra din organisations informationshantering

//
Kommentarer0

Intervju med Linda Zachrisson nyanställd på Dokumentinfo. Linda har lång erfarenhet av offentlig verksamhet, de senaste åren från kommunal förvaltning och kommunala bolag. Hon har arbetat mycket med utvecklingsarbete inom arkiv- och informationshantering för olika verksamheter med fokus under senare tid främst på skola och socialtjänst.

Dokumentinfo: Hur ser du på att arbeta med informationshantering?

Linda: I de organisationer jag har arbetat som arkivarie har jag alltid försökt komma nära verksamheten med en praktisk infallsvinkel på informationshanteringen:
Vad har man för styrande dokument och rutiner?
Hur ser de personella och ekonomiska resurserna ut?
Har man en uppdaterad dokumenthanteringsplan och hur fungerar den i verksamheten?
Vad använder man för verksamhetssystem?
Hur ser rutinen för diarieföring ut?
Hur ser det ut i närarkiven och är dessa godkända?
Ligger man i fas med gallring och praktiskt arbete i arkivet?

Information är en viktig resurs för alla typer av verksamheter idag och det ska vara enkelt att hitta den information man behöver när man behöver den. När en förbättrad informationshantering ger mervärde och nytta för organisation och användare är mitt arbete som mest utvecklande!

Här kommer Lindas 5 bästa tips för att förbättra din organisations informationshantering:

  •  Kom igång! Det är bättre att börja och göra lite än att sitta och vänta på att oordningen blir ännu större och att problemen växer
  • Utgå från nuläget: det är viktigt att ha koll på sin information men ofta läggs resurser på att städa upp 10 års gamla problem i arkivet. Börja med att  utveckla informationshantering där ni är idag istället
  • Samarbeta och ta hjälp av andra: kanske har grannkommunen en jättebra dokumenthanteringsplan som du kan inspireras  av för din verksamhet eller kan ni kanske samarbeta för att upphandla e-arkiv?
  • Gör informationshanteringen till en verksamhetsfråga istället för en ren arkivfråga. Allt hänger ihop – från e-tjänst till arkiv
  • Gör rätt från början: jobba fram rutiner och riktlinjer som är enkla att ta till sig