Ramvatal med tre områden

Börjar gälla 1 februari
22 jan 2019

Nu kan SKL Kommentus e-arkivramavtal snart användas

//
Kommentarer0

I förra vecka undertecknades SKL kommentus ramavtal för e-arkiv. Dokumentinfo träffade Tommy Bengtsson som är ansvarig för avtalet på SKL Kommentus.

Dokumentinfo: Nyligen tecknades ramavtal gällande e-arkivering med ett antal leverantörer. Kan du beskriva vad det handlar om?

Tommy: Ramavtalet ersätter SKL Kommentus förra ramavtal för e-arkiv som löpte ut för drygt ett år sedan. Den nya upphandlingen har till stor del varit överprövad sedan maj 2018 men från och med 14 januari 2019 är alla delar av ramavtalet klara. Ramavtalet är uppdelat i tre anbudsområden;

  • Anbudsområde 1 – Anskaffningstjänster som syftar till att hjälpa kommuner och regioner att komma igång och förbereda inför att genomföra avrop/upphandling​. Det omfattar konsulttjänster för förstudier, behovsanalyser, informationsvärdering, kravanalys, mm. Allt man behöver för att ta reda på vad man behöver. Det går också att tex avropa en projektledare som kan hjälpa till i ett kommande införandeprojekt.
  • Anbudsområde 2 – e-arkivslösning med kringtjänster är det stora anbudsområdet som omfattar de tekniska lösningarna för e-arkivering, dvs själva e-arkivet, de konsulttjänster som kan behövas för införande och anslutning av verksamhetssystem samt verktyg för att exportera data från verksamhetssystem och läsa in dem till e-arkivlösningen.
  • Anbudsområde 3 – e-arkivstjänster syftar till att hjälpa de kommuner och regioner som idag har e-arkiv med tjänster och produkter för att ansluta verksamhetssystem till ett e-arkiv, tex export och inleverans från verksamhetssystem till e-arkivet, systemutveckling, mm

Åtta leverantörer är tilldelade på anbudsområde 1, tio leverantörer på anbudsområde 2 och åtta leverantörer på anbudsområde 3. Ramavtalet börjar gälla 1 februari och då kommer även ramavtalets information på vår webplats att uppdateras med leverantörerna, avropsstöd, mallar mm. Så håll koll på följande sida i början av februari! https://www.sklkommentus.se/upphandling-och-ramavtal/vara-ramavtal-och-upphandlingar/ramavtal-och-avtalskategorier/digitala-tjanster/e-arkiv/

Dokumentinfo: Vilken nytta gör ramavtalet?

Tommy: I upphandlingsarbetet genomförde vi en förstudie som bland annat omfattar en marknadsanalys på trender och landvinningar sedan förra ramavtalet. Vi hoppas att det arbetet ligger till grund för ramavtalskraven på ett sådant sätt att de lösningar vi upphandlat är moderna och att de står sig ett tag. Vi har också kvalificerat leverantörerna och kommer att ha tät dialog med dem för att underlätta kommande avrop och projekt så mycket vi kan. Ytterligare en vinst jämfört med att göra en egen upphandling är att vi arbetar fram ett avropsstöd som löpande kommer att förbättras och som kommer att ge de som vill avropa, men även de som vill upphandla utanför ramavtalet, vägledning i hur de kan gå tillväga för att få den lösning de behöver.

Dokumentinfo: Vilka är avropsberättigade?

Tommy: De som kan avropa är kommuner, regioner, kommunala bolag etc som anmälde sig när upphandlingen startades, dvs 2016. För just det här ramavtalet är det 952 organisationer, så chansen är stor att man är avropsberättigad.

Dokumentinfo: Kan man använda avtalet även om man idag har ett e-arkiv i sin organisation

Tommy: Ja, det kan man. Jag skulle till och med vilja säga att det med fördel går att använda ramavtalet även om du har ett e-arkiv. Det första anbudsområdet, anskaffningstjänster, är inte bara användbart för den som vill kravställa ett e-arkiv. Det kan tex användas för att utreda hur ett befintligt e-arkiv kan utvecklas och expanderas eller, min egen käpphäst, för att analysera i vilken utsträckning man som kommun eller region kan garantera långsiktig tillgång till och förståelse för den information som skapas och hanteras. Vidare är det tredje anbudsområdet, e-arkivstjänster, upphandlat med största fokus på de som avropade på det förra ramavtalet eftersom det inte omfattade tjänster för anslutning av verksamhetssystem utöver det som gjordes direkt i införandeprojektet. Vi har räknat med att de kan behöva särskild hjälp med att komma vidare i sitt anslutningsarbete så vi hoppas kunna ge dem vad de behöver med e-arkivstjänster.

Dokumentinfo: Kan man använda ramavtalet för anskaffa tjänster och/eller produkter som har med informationshantering i vidare mening att göra? Vad i så fall?

Tommy:Ja, de leverantörer som går att avropa på i synnerhet anbudsområde 1 är mycket kompetenta och erfarna i att göra bland annat informationsvärderingar och informationsklassningar som kan användas till mycket mer än bara för e-arkivering.

Dokumentinfo: Hur gör man om man vill använda ramavtalet?

Tommy: Det första man ska göra är att undersöka om man är avropsberättigad, men som sagt är det stor chans att man är det. Det undersöker man genom att söka på den här länken:

https://www.sklkommentus.se/upphandling-och-ramavtal/vara-ramavtal-och-upphandlingar/ramavtal-och-avtalskategorier/digitala-tjanster/e-arkiv/#tabpanel-3

Därefter ber man sin närmaste upphandlare att avropsanmäla. Det ska göras innan avrop kan ske och görs på Mina sidor på https://www.sklkommentus.se/mina-sidor/

För den som vill veta mer så finns information om alla steg i avropsprocessen på ramavtalets hemsida som finns på https://www.sklkommentus.se/upphandling-och-ramavtal/vara-ramavtal-och-upphandlingar/ramavtal-och-avtalskategorier/digitala-tjanster/e-arkiv/