Nya föreskrifter från Riksarkivet

Inför det nya året
17 Dec 2018

Nytt år och nya föreskrifter!

//
Kommentarer0

Då börjar vi se slutet på år 2018 och det är dags att göra en reflektion över året som gått. Vad passar bättre än att titta på vad Riksarkivet har hittat på när det gäller föreskrifter. När det gäller Riksarkivets föreskrifter, eller ”RAFSAR” som det kallas, så har vi sammanställt förändringar och vad de kan innebära för dig som jobbar med arkivverksamheten i statlig verksamhet.

Överlämnade av olika typer av arkivhandlingar är nu samlade i en föreskrift 

En av förändringarna är att Riksarkivet nu har samlat överlämnanderegler för olika typer av arkivhandlingar (ex elektroniska handlingar, mikrofilm och ritfilm) i sin ”huvudföreskrift” Riksarkivets föreskrifter (RAFS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. 

Den nya föreskriften RA-FS 2018:2, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheterinnehåller nu regler om hur ett överlämnade ska gå till för olika typer av arkivhandlingar. Det innebär samtidigt att kapitlen om överlämnade i flera förskrifter upphör att gälla, som i till exempel RA-FS 2018:7, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och RA-FS 2018:4, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:1) och allmänna råd om handlingar på papper 

Så vill du veta vad som gäller vid ett överlämnade mellan till exempel myndigheter eller till Riksarkivet, så hittar du det här oavsett formatet på handlingen. Förskriften börjar gälla 1 januari 2019. 

Ny föreskrift om upphandlingshandlingar, RA-FS 2013:1 upphör av gälla: 

RA-FS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling upphör att gälla och ersätts av RA-FS 2018:3. Det innebär att det är dags att uppdatera eller ta fram nytt tillämpningsbeslut för denna förskrift. Den nya föreskriften har kortats ner rejält och en bilaga med specificerade handlingstyper har lagts till, där gallringsfrister har angivits. Förskriften upplevs mer tydlig och förhoppningsvis kan bilagan med handlingstyper vara till hjälp vid upprättande av dokumenthanteringsplan och tillämpningsbeslut. Föreskriften börjar gälla 1 januari 2019. 

Så inför 2019  

  • Det är dags att fatta nytt tillämpningsbeslut om RA-FS 2018:3.  
  • Funderar du på att överlämna arkiv, så spana in det nya kapitlet (9) i RA-FS 2018:2. 

Och för dig som vill veta mer: Följande föreskrifter har börjat gälla eller har beslutats under året 

  • RA-FS 2018:1, Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolorAnger ett antal föreskrifter som upphör att gälla(beslutades 2017, men gäller från 1 februari 2018). 
  • RA-FS 2018:2, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheterKapitlet om överlämnade har byggts ut och ersätter nu tidigare överlämnanderegler i andra föreskrifter. 
  • RA-FS 2018:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandlingDen tidigare föreskriften 2013:1 upphör att gälla. 
  • RA-FS 2018:4, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:1) och allmänna råd om handlingar på papperKapitel 9 om överlämnade upphör att gälla.  
  • RA-FS 2018:5, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilmKapitel 10 om överlämnade upphör att gälla 
  • RA-FS 2018:6, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:3) och allmänna råd om handlingar på ritfilm och reprografisk filmKapitel 9 om överlämnade upphör att gälla. 
  • RA-FS 2018:7, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)Kapitel 7 om överlämnade upphör att gälla. 
  • RA-FS 2018:8, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:2) och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetbandKapitel 10 om överlämnade upphör att gälla. 
  • RA-FS 2018:9, Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:3) och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringenParagraf 11 ändras: handlar om överlämnade.