Handlingsoffentligheten

Vad krävs för att den ska fungera?
17 Dec 2019

Offentlighetsprincipen är mer än en princip

//
Kommentarer0

Offentlighetsprincipen, eller tillgången till allmänna handlingar inom stat, kommuner och regioner, har en lång tradition i Sverige och ingår som en del av reglerna om tryck- och yttrandefrihet som regleras i tryckfrihetsförordningen (TF) och yttrandefrihetsgrundlagen (YGL). Lagstiftningen har funnits länge och har följt samma principer, men fortlöpande moderniserats, putsats på, när tekniken utvecklats.

Offentlighetsprincipen, eller handlingsoffentligheten som jag väljer att använda, är satt under tryck på flera sätt. Den tekniska utvecklingen, och de följdeffekter för vårt arbetssätt den för med sig, gör inte bara att tekniken för att hantera information förändras, utan också att de grundläggande principerna för hantering av allmänna handlingar är mer konstruerade nu än tidigare. I vissa situationer är det svårt att tala om inkomna handlingar, eller upprättade, för att inte tala om förvarade. Det innebär att handlingsoffentligheten, och de begrepp som används i lagstiftningen, antingen upplevs som omständlig och byråkratisk, eller som en historisk kvarleva, en anekdotisk princip, som visserligen är viktig men som vi inte har tid att hålla på med här och nu. Vi har ju både deadlines och minskade anslag att ta hänsyn till.

Att det krävs en omfattande och resurskrävande praktisk hantering för att leva upp till handlingsoffentligheten i praktiken är sällan något som diskuteras. Man kan undra varför? Är det inte viktigt att följa lagstiftning? Kanske är det så att många anställda i offentlig sektor tror att det är någon annan som löser detta.

För att kunna få till en fungerande hantering i praktiken krävs att den offentliga organisationen har kompetens, ledarskap, ett fungerande samarbete mellan vanliga tjänstemän och olika experter i organisationen, samt bra hantering av informationstekniken. När vi läser i tidningarna om hur chefer i offentlig sektor, men lång erfarenhet av både chefskap och offentlig sektor, begår flagranta fel och agerar direkt i strid mot reglerna i andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen, blir vi både förvånade och bestörta. Det är lätt att vara kritisk och se de konkreta handhavandefel som begås, men det är svårare att se de strukturella förändringar som behöver göras för att undvika framtida fel

I de myndigheter där hanteringen fungerar bra kan följande delar utskiljas.

Medarbetarna har kompetens.  Det betyder inte att alla tjänstemän har detaljerad kunskap om varje paragraf i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, men tillräckligt mycket kombinerat med god kunskap om det interna regelverk som gäller hos myndigheten i fråga. Det senare är huvudsakligen svar på praktiska frågor som ges konkreta rutiner eller praktiskt inriktade checklistor och verktyg informationshanteringsplaner. Hjälpmedel så att alla vet vad som ska göras med den information som hanteras i det dagliga.

Chefer och ledare kan reglerna, förstår att det är viktiga, följer dem själva och begär av sina medarbetare att de ska följa dem. Det är stor skillnad på ledare och ledare när det gäller detta och agerande smittar av sig på medarbetarna.

Samarbete mellan tjänstemän och experter på informationshantering fungerar bra när det finns en ömsesidig respekt för varandras kompetens och uppgift. Tyvärr är det många verksamheter som är ganska långt från det. Och till denna otydlighet bidrar många gånger oklart ledarskap. Det som informationshanteringsexperter ofta behöver arbeta på är att förenkla det komplicerade, skapa tydlighet samt kommunicera och utbilda. Det krävs också bättre samordning mellan olika expertroller.

Den sista delen handlar om bättre hantering av informationstekniken. IT står för en betydande del av de investeringar som görs i många verksamheter och i många fall är investeringarna ganska oövertänkta. Vi investerar gärna utan att ha ett bra svar på grundläggande frågor som vad och varför. Handlingsoffentligheten förbättras nästan aldrig av investering i IT, däremot av investering i kompetensutveckling, ledarskap och framtagande av interna regler. Lyckas vi med det så blir offentlighetsprincipen mer än en princip.

Denna artikel är tagen från bloggen olleebbinghaus.se