Blogg

Styrande dokument
27 aug 2015

Olle Ebbinghaus: 10 tips för ledningssystem och styrande dokument

//
Kommentarer0

olleebbinghaus.se finns en blogg där jag tar upp frågor som har med ärende-, dokument- och arkivhantering att göra. Du är välkommen att delta i diskussionen. Här kommer det senaste inläggen som handlar om ledningssystem och styrande dokument, frågeställningar som jag i min vardag som konsult kommer i kontakt med.

Att diskutera ledningssystemets roll och säkerställa att man pratar om samma sak är viktigt. 
Ett ledningssystem är ett system med styrande principer för en verksamhet som omfattar allt som krävs för att verksamheten ska fungera, från människor, utrustning, resurser, kompetens med mera. Ledningssystemet är till sin karaktär cyklisk och innehåller delar som planera, leda, genomföra, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

Ledningssystem kan också ha olika inriktning, t.ex. miljöledningssystem, kvalitetsledningssystem och ledningssystem för informationssäkerhet. Det finns en flora standardiserade ledningssystem utgivna av olika standardiseringsorgan.
 I alla ledningssystem som jag mött på finns regler om styrning och krav på dokumentation som ska upprättas, tillgänglighet, aktualitet och regler för arkivering.

Den dokumentation som ska finnas är av två typer, dels dokumentation som bestämmer hur den verksamhet som omfattas av ledningssystemet ska fungera (t.ex. instruktioner), och dels den dokumentation som är ett resultat av att samma verksamhet bedrivs (t. ex. avvikelserapporter). Det förra kallas ofta styrande och det senare redovisande.
 Kraven i t. ex kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem är ofta detaljerade men efterlevnaden kan nästan alltid utformas på ett flertal olika sätt i det konkreta fallet.

Konsekvensen är att kraven sällan kan kopplas hårt till investering i IT, t.ex. ett dokumenthanteringssystem. Man kan leva upp till kraven med tekniskt sätt enkla lösningar och man kan ha det senaste dokumenthanteringssystemet med avancerad funktionalitet implementerat utan att leva upp till kraven. Något förenklat kan man säga att vad som ska göras regleras i standarden, medan hur det görs ofta är oreglerat och upp till varje organisation som ska följa standarden att hitta lämpliga lösningar för.
 Hantering och utformning av styrande dokument är en fråga som alltid dyker upp när man arbetar med ledningssystem.

Många organisationer är mindre framgångsrika när det gäller detta, det är lätt att det blir fel någonstans, att styrningen av verksamheten uteblir, att det är otydligt vad styrningen består av eller att det är oklart vilka dokument eller vilken version av dessa som gäller. Vanligt är att man lyckas få till en fungerande hantering av sina styrande dokument, men att det kräver mycket manuellt arbete för att hålla hanteringen av styrande dokument flytande och säkerställa att rätt dokument finns tillgängligt för rätt person vid rätt tidpunkt.
 När organisationer fattar beslut om att följa flera olika standarder så blir det lätt en rörig hantering med många krav som finns i många dokument på många ställen.

Ibland finns ansatser att arbeta mot ett integrerat ledningssystem som är ett hur i verksamheten, som lever upp till flera vad (t.ex. krav i olika standarder). Arbetar man med ett integrerat eller flera parallella ledningssystem kan de negativa effekterna av en manuellt krävande hantering av styrande dokument bli ännu tydligare. Det blir fler intressenter och fler styrande dokument att hålla ordning på.

Här kommer 10 konkreta tips som kan vara värda att beakta när man arbetar med utformning och hantering av styrande dokument i ledningssystem.

1. Fastställ hur styrande dokument ska namnges. Exempel: en instruktion ska se likadan ut och ha liknande innehåll oavsett vem som skrivit den och vad den handlar om.

2. Bestäm struktur för hur olika styrande dokument ska relatera till varandra. Exempel: en instruktion är mer övergripande, och innehållet i instruktionen detaljeras i en rutin.

3. Se till att det finns en röd tråd och att de olika styrande dokumenten hänger ihop. Exempel: det måste finnas en instruktion som täcker det som rutinen detaljerar. Det går inte att skriva en rutin om den inte har stöd i en instruktion.

4. Skapa ett bra system för hänvisningar mellan olika styrande dokument. Exempel: Om många instruktioner innehåller likadana avsnitt, t.ex. om ekonomiadministration, så är det troligen en god lösning att skapa en instruktion för detta och hänvisa läsaren till den instruktionen.

5. Var tydlig med innehållet. Ge gärna ut riktlinjer om hur man ska skriva de olika sorternas dokument. Exempel: I en instruktion ska det som måste utföras kortfattat beskrivas. Alla råd eller rekommendationer och mer ordrika förklaringar ska inte finnas i instruktioner.

6. Bestäm de styrande dokumentens omfattning eller räckvidd. Exempel: Rutiner fattas av respektive kontorschef och gäller för de olika lokalkontoren. Det ska aldrig vara otydligt om ett dokument gäller eller inte beroende på var man är eller vilken organisation man tillhör.

7. Klargör vem i organisationen som får fastställa och revidera styrande dokument på olika nivåer.

8. Säkerställ att dokumenten är aktuella. Det gäller särskilt för dokument som utfärdas utanför organisationen (t. ex. lagar och externa standarder) och som har en direkt påverkan på ledningssystemet.

9. Säkerställ distribution av de styrande dokumenten. Gällande dokument ska finnas hos de som behöver dem i sin dagliga verksamhet. Äldre versioner av dokument, d.v.s. dokument som inte gäller längre, ska inte finnas kvar i den dagliga verksamheten.

10. Säkerställ att de som berörs av styrningen får relevant utbildning. Styrande dokument är en del av styrningen, de människor som arbetar i verksamheten behöver ha rätt kompetens för att kunna utföra arbetet, bl. a. för att förstå och använda de styrande dokumenten på rätt sätt.

Hur arbetar du i din organisation med styrande dokument? Hör gärna av dig till mig med dina tips för en bättre och lättare hantering av styrande dokument.

Är du mycket intresserad av att prata om detta och lära dig mer så arrangerar Dokumentinfo i höst två kurser som fokuserar kring styrning och styrande dokument: Dokumentstyrning och kvalitet, som berör ledningssystem och dokumenthantering, och Leda och styra diarieföringen, som handlar om ledning av diarieföringsverksamheten i en organisation.

I ett kommande blogginlägg tänkte jag resonera kring styrningen av dokumenthanteringen i ett eget ledningssystem. Den standard jag närmast tänker på är ISO 30300.

Vi ses på bloggen