e-arkiv

8 okt 2015

Rapport från Dokumentinfo FOKUS: e-arkiv

//
Kommentarer0

I tisdags genomförde Dokumentinfo konferensen FOKUS: e-arkiv. Konferensen var mycket uppskattad och de 55 personer som var där tillsammans med två sponsorer leverantörer fick en intensiv dag i ämnet e-arkiv.
Konferensen hade ett späckat schema med totalt 12 talare. Många ämnen och frågor avhandlades och här kommer ett axplock med höjdpunkter
• Statens Servicecenters projekt för att etablera ett s.k. mellanarkiv för statliga myndigheter fortgår. Efter att projektet i våras fått klartecken av regeringen att fortsätta med fas 2 pågår nu under hösten ett intensivt arbete med bl. a IT-arkitektur, omvärldsbevakning, kravinsamling, etablera arbetssätt, avtalskonstruktioner och informationssäkerhet. I början av 2016 räknar man med att gå ut i upphandling och hoppas kunna ansluta pilotmyndigheterna under senare delen av 2016.
• Flera av talarna påpekade att det är bra att syna de allmänt identifierade fördelarna med att investera i e-arkiv som andra identifierat, för att se vad som kan vara goda grunder i den egna organisationen. Som bekant ser förutsättningarna olika ut i olika organisationer, och det är något som absolut måste tas i beaktande när man genomför sin förstudie eller motsvarande förarbete. Att identifiera s.k. nyttor i organisationen och arbeta med koncept för uppföljning och realisering av dessa var ett råd som kom från flera talare. Under seminariet gavs också en allmän orientering i nyttorealisering.
• Två förutsättningar som behöver vara på plats och som man överallt inte arbetat med är dels vilken information som ska e-arkiveras (man behöver göra gallringsutredningar) och dels vilka egenskaper e-arkivet ska ha. E-arkivets ytterligheter kan beskrivas som ett informationsnav med en massa integrationer och kopplingar till olika system, eller som arkivariens verktyg som bara hon eller han arbetar med och har åtkomst till. Detaljering av krav och behov är alltså viktigt innan investering görs.
• En juridisk genomgång av rättsliga konsekvenser för stat, kommuner och landsting av samarbete över myndighetsgränser bjöd advokat Per Furberg på. Fokus denna gång var sekretess och vad som ligger bakom begreppet ”röja”. Syftet med föredraget var att utifrån rättsliga förutsättningar diskutera det ganska vanliga scenariot inom offentlig sektor att samverka på olika sätt när det gäller e-arkiv, allt ifrån outsourcing till företag till kommuner som samverkar. Ett uppmärksammat JO-beslut har inneburit ökad uppmärksamhet på just sekretess i samband med samverkan.
• Hur leverans in i e-arkivet går till och vilka s.k. inleveransspecifikationer eller förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som kan användas handlade flera föredrag om. En drivkraft mot standardisering av inleverans är att det hittills ofta har varit svårt och dyrt att göra uttag ur källsystem för import till e-arkivet. Konkreta erfarenheter inom sjukvård förmedlades från Region Skåne och några leverantörer gav sin syn på hur man kan arbeta med detta. Mer samarbete på ett övergripande plan mellan aktörer på leverantörssidan med de som arbetar med de förvaltningsgemensamma specifikationerna (Riksarkivet) efterlystes, för att, om möjligt, påskynda utvecklingen inom detta område.
• Den statliga myndigheten Swedac (styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll) förmedlade sina erfarenheter av att ha arbetat med en e-arkivlösning i produktion i flera år. Swedac har idag en automatiserad arkivering av de ärenden- och dokument som hanteras i myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem. Utgångspunkterna var att hitta ett e-arkivsystem som är ett standardsystem och med vars hjälp myndigheten lever upp till gällande lagar och regler , att det skulle vara lite manuell hantering, samt att flertalet medarbetare inte skulle påverkas utan sökning i e-arkivet kan ske med hjälp av ärende- och dokumenthanteringssystemet. Den lösning som de idag har i drift uppfyller detta.
• Mölndals stad berättade om sin investering i e-arkiv. Mölndal var den första kommunen att avropa på SKIs ramavtal hösten 2014. I föredraget betonades vikten av att ”komma till skott” och att inte lova för mycket för mycket. För Mölndals del var det viktigt att etablera infrastrukturen för e-arkivering snabbt och första leveranser är arkivering av bygglovshandlingar, etablering av en sökportal och koppling för löpande arkivering från ärendehanteringssystemet till e-arkivet.
• Caspar Almalander från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Eskilstuna kommun var sista talare på konferensen. Han berättade bl. a. om att vilka kommuner som hittills använt SKIs ramavtal för att skaffa e-arkiv och jämförde det med hur många kommuner som SKI förväntade sig skulle arbeta med detta. Det har inte alls hänt så mycket som man hoppats: ungefär 2/3 av alla kommuner visste i slutet av 2014 inte om de kommer att använda ramavtalet eller inte. SKLs förhoppning var att samtliga kommuner, landsting och regioner hade påbörjat ett arbete inom detta område. Caspar slog ett slag för en kommande SKL rapport ”Framgång med e-arkiv” om vad som är framgångsfaktorer och fallgropar inom detta område. Han berättade också att Eskilstuna kommun tillsammans med Västerås och Enköping planerar att använda SKI-avtalet för att avropa e-arkiv som tjänst inom kort.

Av utvärderingarna att döma var den absoluta majoriteten nöjda med konferensen. Tack till talare, deltagare, sponsorerna Formpipe och Microdata och partnern Näringslivets Arkivråd för en bra konferens. Dokumentinfo FOKUS: e-arkiv kommer tillbaka nästa år.