Dokumentinfo FOKUS: eArkiv

5 okt 2017

Rapport från konferensen Dokumentinfo FOKUS: eArkiv

//
Kommentarer0

Vi på Dokumentinfo stöter ofta på olika typer av frågor som rör e-arkivering, både under våra konsultuppdrag och under våra kurser och konferenser. Och frågan om mellanarkivet tyckte vi var särskilt intressant att få belyst under en konferens. Hur är det med det där mellanarkivet? Vad är det för något och vad ska man ha det till? Är det något man bara måste ha? Hur tänker andra och finns det något rätt eller fel?

Det var fler än vi som tyckte frågan var värd att diskutera och under en lite mulen dag i Stockholm samlades ett 40-tal konferenssugna deltagare för att diskutera begreppet mellanarkiv och behovet av ett sådant i e-arkiveringsprocessen. Efter en inledning av moderator Olle Ebbinghaus från Dokumentinfo, där det så viktiga mat, fikapaus och dokumentation avhandlades började första talaren för dagen, Tove Engvall från Mittuniversitetet att belysa mellanarkivet ur ett teoretiskt sammanhang och ur informationsmodellen Records Continuum Model. Begreppet mellanarkiv definierades bland annat utifrån ägandeskapet av informationen.

Därefter följde Anna Ekström och Erik Larsson från Region Örebro län som pratade om mellanarkivet ur ett praktiskt perspektiv. De ingår i R7e-arkivsamarbetet och här har man valt en mellanarkivlösning, bland annat på grund av de behov som finns från verksamheten. Här ser man mellanarkivet som en bra lösning för att skilja mellan den information som verksamheten fortfarande ansvarar för och äger och den information som har tagits över av arkivmyndigheten.

Elias Caselunghe från Formpipe resonerade om mellanarkivet ur ett leverantörsperspektiv. Mellanarkivet handlar främst om behörigheter och han pekade på aktiviteter som ska analyseras i samband med e-arkivering, så som målgrupp och behov.

Efter en välsmakande lunch och när behovet av bensträckning var uppfyllt satte eftermiddagspasset igång med en rivstart då Helsingborgs stadsarkiv med Sophia Hydén och Blanche Engberg ställde frågan ”Behövs ett digitalt mellanarkiv i Helsingborgs stad?” En fråga som de helt sonika svarade nej på. De lämnade dock dörren öppen till eventuellt framtida mellanarkivlösningar om behovet skulle uppstå.

Från SKB kom Anastasia Pettersson och Per Carlsson och berättade om SKB:s resa från ett dokumenthanteringssystem till ett e-arkiv. Här har man lagt mycket arbete på att ta fram informationshanteringsplaner och planera informationsstyrningen. De förevisade också hur deras e-arkivprocess såg ut och hur de med hjälp av statistik kunde visa nyttan av e-arkiveringen.

Leif Pettersson från Stockholms läns landstingsarkiv ställde frågan om mellanarkivet och e-arkivet bara är en logisk uppdelning i en databas. Han pekade på informationens livslinje, där han menade att informationen genomgår ett antal livscykler och att den inte tar slut i samband med arkiveringen. Han lyfte de lärdomar som landstingsarkivet har dragit av sitt arbete med e-arkivet, ett arbete som de har bedrivit sedan 2001 och där de till och med har hunnit avvecklat ett e-arkiv.

Sist ut för dagen var Fredrik Samson från Ida Infront som resonerade om mellanarkivet utifrån OAIS-modellen och utifrån kunderfarenheter. Vänta inte på den slutgiltiga lösningen uppmanade han och pekade på vikten av en migreringsstrategi.

Efter en avslutande diskussion lämnade så deltagarna konferensen efter en heldag om mellanarkivets roll och funktion. Under dagen resonerade talare för och mot mellanarkivet och att det finns många infallsvinklar på detta är tydligt. Flera talare pekade på mellanarkivet och ägandeskapet, där skillnaden mellan mellanarkiv och slutarkivet är just att tydliggöra ägandeskapet. Frågan är om man behöver skapa ett särskilt mellanarkiv för det? I Helsingborg stad slutade man tala om mellanarkivet eftersom det bara försvårade diskussionerna med verksamheten och började prata om behörigheter istället. Är det en väg att gå istället?

Sammanfattningsvis kan man säga att frågan om mellanarkivets vara eller icke vara inte är slutdiskuterad än på länge. Att det inte finns något rätt eller fel är påtagligt. Frågan om att skaffa ett mellanarkiv eller inte beror på verksamhetens förutsättningar och behov och vilket syfte man har med sitt e-arkiv.

Stort tack till alla deltagare och talare som hjälpte till att ännu en gång skapa en spännande och intressant Dokumentinfo FOKUS-konferens! Konferensutvärderingen visar att ni var nöjda med konferensens innehåll och de olika föredragen och det tackar vi för.

Vi på Dokumentinfo hälsar intresserade av e-arkivfrågor välkomna till nästa e-arkivkonferens, då vi fortsätter granska och belysa olika aspekter kring e-arkiveringen.