Tips på tre förbättringsområden

Hur kan man förbättra registreringen av allmänna handlingar?
10 sep 2018

Registrering av allmänna handlingar i praktiken

/
Postad av
/
Kommentarer0

För offentlig sektor finns som bekant regler som gäller registrering av allmänna handlingar. Reglerna är ganska omfattande, inte på sätt att många uppgifter om varje handling ska registreras men att alla handlingar som huvudregel ska registreras och att registrering ska ske skyndsamt.
I nästan alla verksamheter strävar man att efterleva registreringskravet med diarieföring (har man läst lagtexten så vet man att det inte är ett lagkrav att diarieföra utan att registrera allmänna handlingar men att kravet att registrera kan uppfyllas med att diarieföra). Diarieföring sker numera ofta i ett IT-stöd (diarieföringssystem) som ofta också hanterar de handlingar som diarieförts digitalt.

Hur bra efterlevs detta regelverk? Hur bra fungerar registrering av allmänna handlingar i praktiken? Registreras de handlingar som ska registreras? Ett kort svar på frågan är nej, i de flesta statliga myndigheter, landsting, kommuner och bolag som reglerna gäller för registrerar man inte de handlingar som ska registreras.

Skyndsamhet
Allmänna handlingar ska registreras ”så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet”. Det brukar tolkas som att handlingarna ska registreras samma dag eller dagen efter de blivit allmänna.
Jag har inte stött på någon offentlig verksamhet där det sker. Främst beror det på att det är så många personer som får och skapar allmänna handlingar (så gott som alla tjänstemän, ibland all personal). Dessa kan ofta inte de externa reglerna eller följer inte de interna rutinerna. Ibland är det också så att det inte finns rutiner i den egna myndigheten eller bolaget hur registrering ska ske.

Undantagen
Det finns undantag för registrering av allmänna handlingar. Handlingar som ”inte omfattas av sekretess” kan hållas ”ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de kommit in eller upprättats. ” och handlingar som uppenbart är av ”ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver varken registreras eller hållas ordnad.”.
Undantaget som innebär att handlingar kan ordnas på annat sätt innebär just att det skapas annan ordning enligt fastställda rutiner som innebär att man lätt kan hitta och hantera dem när man behöver. Dessa rutiner behöver vara personoberoende. En vanlig rekommendation är att dessa rutiner dokumenteras i informationshanteringsplanen, men för att fungera i praktiken måste informationshanteringsplanen vara aktuell och beskriva handlingarna på ett sådant sätt (specifikt och tydligt) att den går att använda.
I verkligen fungerar detta undantag bra för vissa handlingar men inte för alla i de flesta organisationer.
Undantaget för handlingar som uppenbart är av ringa betydelse behöver knappast kommenteras här. Detta gäller spam, obegripliga handlingar och liknande som inte registreras.

Hemliga handlingar
Hemliga handlingar ska registreras. Den regeln är tvingande (om inte regeringen beslutat om undantag).
Den efterlevs ibland dåligt. Generellt finns det två skäl till detta:
1. Personal som hanterar allmänna handlingar som är hemliga kan inte reglerna som gäller för registrering av allmänna handlingar
2. De är även ovilliga att visa sina handlingar eller ställa frågor till de personalgrupper (registratorer och andra) som kan reglerna.
Självfallet är det inte så i alla organisationer, det finns organisationer där det finns tydliga rutiner och regler för hantering av hemliga handlingar.

Hur kan man förbättra registreringen av allmänna handlingar?

Här kommer några tips på tre områden som (nästan alltid) kan utvecklas och förbättras. Områdena hänger ihop. Börjar man arbeta med någon av dem så förbättras även de andra.
• Rutiner och interna regler.
Hur reglerna i lagtexten ska efterlevas måste konkretiseras för att det ska gå att uppfylla reglerna. Man måste alltså ha egna rutiner och regler för hur registrering ska gå till och hur hanteringen av de registrerade handlingarna ska ske. Detta gäller också hanteringen av de handlingar som inte registreras.
• Roller, ansvar och mandat
Här behövs en kulturell förändring där ledningen föregår med gott exempel och tydliga roller och ansvar skapas. Tyvärr sköts detta med ”vänster hand” av många myndigheters ledning. Ledningen har inte kunskap om vad detta innebär och den personal (registratorer och andra) som ska sköta detta får inte bra förutsättningar för att få det att fungera tillfredsställande.
• Kompetensutveckling
Dessa regler påverkar alla (eller i alla fall de flesta) i organisationen, men de flesta som arbetar i offentlig sektor kan inte reglerna, ofta inte ens på övergripande nivå. Behovet av grundläggande kunskap om detta, både på allmän nivå och gällande den egna organisationens rutiner, är stort.

Områdena hänger ihop. Börjar man arbeta med någon av dem så förbättras även de andra.