Informationshantering med systematik

Praktisk hantering av allmänna handlingar
16 sep 2019

Så får du diarieföringen att fungera bättre

//
Kommentarer0

Om man skriver ”diarieföring” i sökrutan på Riksdagens ombudsmäns (JOs) webbplats rasslar det fram ett antal avgjorda ärenden vars rubriker innehåller en katalog med mindre smickrande beskrivningar. Ord som ”Allvarlig kritik”, ”brister”, ”kritik”, ”anmälan mot” finns i de flesta ärendena. Det är alla delar av offentlig sektor som misslyckas med att registrera och hantera allmänna handlingar enligt gällande regler.

Reglerna är stadgade i grundlag och har funnits länge. Vi slår oss ofta i bröstet för att vi i Sverige har en offentlig verksamhet som är transparent; här kan alla ta del av allmänna handlingar, här har vi en lång tradition av ett system som främjar öppenhet, demokrati och minskar risken för korruption. Som vi kan se på JOs webbplats så fungerar det inte bra i praktiken.

Vad kan man göra åt det?

Här  har vi tidigare skrivit om reglerna för registrering av allmänna handlingar och hur man med hjälp av förbättrade interna rutiner, tydligare roller och kompetensutveckling kan förbättra den praktiska hanteringen.

En annan sak som är avgörande för att lyckas är att få till rutiner, arbetssätt och IT-system som inte bara säkerställer att myndigheten, regionen, kommunen eller bolaget leva upp till handlingsoffentligheten utan att offentlighetsprincipens regelefterlevnad integreras i övriga behov av tillgång till information som finns i verksamheten.

Hur gör man då denna integrering i praktiken? Det bästa rådet är att kontinuerligt och systematiskt arbeta med interna instruktioner, regler, informationshanteringsplaner, rutiner och IT-system så att det blir enkelt och tydligt vad som krävs av varje medarbetare vid varje given situation.

Vad innebär uttrycket ”det ska vara lätt att göra rätt” i din organisation när det gäller informationshantering och praktisk hantering av allmänna handlingar?