Tips på dokumenthantering

24 mar 2016

Så här får du nytta av investeringen i dokumenthanteringssystem

//
Kommentarer0

Att investera i ett dokumenthanteringssystem som hanterar en stor del av organisationens dokument på ett strukturerat sätt sparar tid, resurser och ökar kvaliteten i verksamheten. Men för att systemet ska bli framgångsrikt krävs att det införs på ett bra sätt, i värsta fall resulterar investeringen i att hanteringen blir ännu mer otydlig än innan.

Några av fördelarna med att implementera ett dokumenthanteringssystem är att medarbetarna spar tid i vardagen när de slipper lägga tid på att leta efter dokument. Kvaliteten ökar när man kan säkerställa att samtliga medarbetare har tillgång till den senast uppdaterade versionen av exempelvis en instruktion eller en manual. Servicenivån kan också förbättras inom verksamheter där det är kritiskt att snabbt hitta de dokument som behövs.

Organisationer som överväger att investera i ett dokumenthanteringssystem upplever ofta att dokumenten är spridda på många olika håll och att man saknar överblick och kontroll. Ofta finns ett dokument på ett flertal olika platser i organisationens IT-system, och kanske på papper, och det är svårt att hitta och, om man hittar det, svårt att avgöra om det man hittat är den senaste versionen av dokumentet.

Problem av den här karaktären kvarstår ofta även efter att man gjort en större investering i ett dokumenthanteringssystem. Varför är det så?

Läs mer