Se till helheten

Investera inte IT utan att säkerställa behov
19 Nov 2018

Snuttifiera inte informationshanteringen

//
Kommentarer0

Din organisations information ska vara en resurs för organisationen, dess verksamhet och medarbetare. På många ställen är den alldeles för snuttifierad för att vara det. Vad beror det på?

Det har aldrig varit enklare att investera i IT-lösningar. Vi kan på mindre än 10 minuter teckna oss för ett nytt IT-stöd i molnet och börja använda det. Om vi inte ser upp så har vi alldeles för många IT-stöd där vi hanterar samma information och det innebär nästan alltid att vi har dålig överblick och kontroll på informationen. Det enkla är alltså inte alltid det bästa. Köp inte IT, vare sig i molnet eller på annat sätt, om du inte är säker på att det verkligen fyller en funktion.

Vem ser till helheten när det gäller information och informationshantering inom organisationen? Informationen följer gärna IT- systemen och IT-systemen hanteras ofta enligt en komplex förvaltningsmodell som inkluderar många roller. Det är ibland svårt att förstå hur ansvarsfördelningen fungerar i praktiken. Dessutom finns det sällan en roll som ansvarar för informationen.

Information är alltså en resurs som ingen ansvarar för. Det finns inte heller en budget för att ta hand om informationen, men det finns en budget för IT. Money talks, och slutsatsen blir att IT-systemen är viktigare än det som hanteras i IT-systemen, avtalsdatabasen viktigare än avtalen.

Men det finns delar av verksamheten som ser värdet av information. Men dessa delar ser oftast värdet från ett perspektiv. Ansvarar man för regelefterlevnad kopplad till dataskyddsförordningen efterlyser man specifik hantering av information, som innehåller personuppgifter, enligt den praxis gäller för det området. Ansvarar man för informationssäkerhet så är det andra rutiner för informationshantering som man vill implementera. Ansvarar man för det integrerade ledningssystemet vill man skapa ytterligare ett annat internt regelverk. Ansvarar man för den praktiska hanteringen av allmänna handlingar så krävs också andra rutiner än de som skapats av de andra interna reglerna. Och ansvarar man för en verksamhetsgren så har man för länge sedan tröttnat på de omständliga och byråkratiska reglerna gällande informationshantering som kommer från olika centrala funktioner, och köper sitt eget IT-stöd på molnet.

En god informationshantering kräver helhetssyn och kompromisser mellan olika perspektiv och regelverk.  Det bästa för något enskilt regelverk eller perspektiv är ofta mindre bra från andra. Kan man se till helheter och arbeta tillsammans för att skapa interna regler och rutiner som tar hänsyn till alla perspektiv är mycket vunnet. Och IT ska aldrig prioriteras före informationshanteringen.