Systematik och samordning

Informationshantering
8 sep 2020

Två viktiga principer för informationshantering

//
Kommentarer0

För att organisera informationshanteringen i alla verksamheter krävs det att man på ett uthålligt sätt arbetar med två principer.

Den första handlar om att systematisera interna regler, rutiner, IT-stöd, kompetens och de personer som arbetar med att skapa, dokumentera, hantera, lagra eller på annat sätt arbeta med information. Systematiken syftar till att få informationen att göra så mycket nytta som möjligt i verksamheten. För att det ska vara möjligt måste ledning och verksamhetsutvecklare vara medvetna om informationens värde och vilken information som krävs för att verksamheten ska fungera på ett bra sätt. Systematiken behöver vara pragmatiskt och de två dimensionerna daglig verksamhet här och nu respektive förbättringar och utveckling behöver tydliggöras och i viss mån hållas isär. Om det är tydligt vad alla ska göra med sin information i det dagliga och utifrån iakttagelser och analyser av hur den dagliga verksamheten fungerar genomföra utvecklingsinsatser så kommer systematiken att kontinuerligt att förbättra verksamheten. En måldiskussion är central i detta sammanhang: vad är det informationshanteringen ska åstadkomma?
Ett eller flera ledningssystem, t. ex. ISO 30300 (verksamhetsinformation) eller ISO 27000 (informationssäkerhet), kan hjälpa till. Mycket handlar om hur principer och regler i dessa standarder eller andra metoder eller liknande utformas och införs i verksamheten. Som bekant är det svårt att skaffa färdiga lösningar för en bättre informationshantering utan det krävs införande och förändringsarbete, och det gäller oavsett om det handlar om IT-system som lagrar information eller ledningssystem som skapar systematik.

Den andra principen handlar om samordning och helhet. Det går inte att arbeta med informationshantering om man inte får informationshanteringens olika professioner att marschera i takt och fungera tillsammans. Om inventeringar, klassificeringar, utveckling av IT, kompetensutveckling, informationssäkerhet, arkiv, digitalisering och annat hänger ihop som en helhet som leder till en samlad leverans av kvalitetssäkrad information till verksamheten så kommer informationshanteringen att vara effektiv och leverera kvalitet. Ledningen är viktig, eftersom att skapa samordning ofta handlar om att förändra ansvarsfördelning, rapporteringsvägar och styrning av stödfunktioner.

Informationshantering i lite vidare mening är en verksamhet som alldeles för ofta är spretig och splittrad, består av kostsamma punktinsatser med oklara målsättningar, projekt utan effektmål eller med effektmål som inte realiseras. Att arbeta med bättre systematik och samordning är vägen till en bättre informationshantering.