Investering i IT ingen ”quick-fix-lösning”

Informationshantering kräver systematik
3 Dec 2018

UPPFÖLJNING AV INFORMATIONSHANTERINGEN

//
Kommentarer0

Informationshanteringen i en organisation är en komplex stödverksamhet som har relation med mycket annat som görs inom organisationen. Det finns inget självändamål i informationshanteringen, utan den fungerar som ett stöd till verksamheten eller medel eller en resurs för att organisationen verksamhet och det resultat som ska uppnås

Om organisation har tydliga verksamhetsmål så kan den nytta informationshanteringen gör relateras till målen och bedömas utifrån hur bra den hjälper verksamheten att nå goda resultat. Utifrån det kan målsättningar för informationsverksamheten definieras, mätas och följas upp.

Det som beskrivs ovan kan tyckas logiskt och tydligt och borde inte vara omöjligt att realisera.  Men i praktiken är det svårt, otydligt, komplext och ofta ganska oklart.

Varför är det så? Det finns fler möjliga orsaker till varför detta, här kommer några:

  • Verksamhetens mål är inte framtagna, inte tydliga eller svåra att mäta
  • Vad informationshanteringen består av är inte tydligt. Det är något som finns men inget som organisationen ser som en resurs eller tillgång. Och vad som kommer ut av det är oklart.Den uppmärksammas när det finns brister, annars ska den fungera utan att synas.
  • Målsättningar för informationshanteringen finns inte. Det saknas ett samlat grepp och en helhetssyn
  • Det finns hygglig kontroll på kostnader men inte vinster eller nyttor med informationshanteringen

På ett generellt plan kan man prata om att informationshanteringen ska

  • Stödja verksamheten på ett bra sätt
  • Hjälpa organisationen att leva upp till de lagar och regler som
  • Vara kostnadseffektiv

Utifrån de tre punkterna ovan punkter kan man analysera hur det fungerar i en specifik verksamhet och ta fram mål för informationshanteringen, och i och med detta möjliggöra en uppföljning.

Här kommer några tips för att få till en fungerande uppföljning av informationshanteringen

  • Bestäm vad informationshanteringen består av. Det handlar alltid om mänskliga resurser och IT-system i någon form, men det kan också vara annat.
  • Bestäm vad det är som informationshanteringen ska ”ge” verksamheten. Tänk i termer av vilken service som informationshanteringen ger övriga delar av verksamheten (se det t.ex. som en katalog med tjänster)
  • Bestäm vilken servicenivå som är rimlig, analysera konsekvenser och resursbehov. Justera servicenivån om det behövs.
  • Definiera mål som är mätbara
  • Se till att beslut om mål, mått, uppföljningsmetodik, nyttor och kostnader fattas på en hög nivå
  • Mät och följ upp regelbundet

Ovanstående sex punkter kan vid en första anblick tyckas krävande och omständliga, men det kan vara bra att komma ihåg att enkla lösningar på komplexa problem nästan aldrig fungerar, och det finns många exempel på försök till någon ”quick-fix-lösning” inom detta område, oftast anskaffande av IT-system,  som inte varit i närheten av förbättra situationen.

I några av de kurser som Dokumentinfo arrangerar så diskuteras ovanstående. Utifrån ett flertal sådana kurstillfällen och diskussioner med deltagare så vågar jag påstå att systematiskt arbete med mål, mätning och uppföljning av informationshanteringen är ovanlig. Jag har svårt att förstå varför.

Artikel publicerade första gången i september 2017 på olleebbinghaus.se