Intervju med Birgitta Torgén

Utmaning att skapa standardiserad och effektiv livscykelhantering av information i två så stora organisationer med olikartade uppdrag
22 aug 2018

Utmaning för Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

/
Postad av
/
Kommentarer0

Förvaltningschef Birgitta Torgén från Regionarkivet kommer på konferensen Dokumentinfo FOKUS: e-arkiv att prata om ett ramverk för system för bevarande. Jag (Frida Lenberg) kontaktade Birgitta för att prata lite om detta.

Frida: Hej Birgitta, berätta lite om Regionarkivet och din roll.

Birgitta: Arkivnämnden är arkivmyndighet för Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. I nämndens uppgifter och ansvar ingår bl.a. att lämna förslag till respektive fullmäktige om de föreskrifter och riktlinjer som krävs inom området samt utfärda anvisningar/rutiner om föreskrifternas och riktlinjernas tillämpning. I Arkivnämndens uppgifter ingår att utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård, förvara och vårda arkiv som den övertagit att lämna rekommendationer rörande myndigheternas arkiv- och informationshantering.

Arkivverksamheten bedrivs inom förvaltningen Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Jag är förvaltningschefen och har det övergripande ansvaret för ledning av verksamheten och att nämnden hålls informerad om verksamheten så att den kan ta sitt ansvar. Jag ska se till att verksamheten bedrivs enligt regler, lagar och förordningar och i enlighet med uppsatta mål.

Frida: Berätta om hur ni tänker kring ert ”ramverk för system för bevarande”? Vad innebär det och vilka är fördelar ser du med att ta fram ett sådant?

Birgitta: ”Ramverket” är övergripande och reglerar informationen oavsett om den är analog eller elektroniskt. Det ska bidra till att informationen hanteras effektivt och korrekt under hela dess livscykel. Ambitionen är att skapa ordning och att eliminera onödiga kostnader för ineffektiv informationshantering som t.ex. omstrukturering, formatbyten. Med ett livscykelperspektiv på informationen skapas förutsättningar för både kostnadseffektivitet och informationssäkerhet.

Livscykelperspektiv som skapar förutsättningar för kostnadseffektivitet och informationssäkerhet.

Frida: Vilka är då utmaningarna?

Birgitta: Att i två så stora organisationer med olikartade uppdrag skapa standardiserad och effektiv livscykelhantering av information.

Frida: Hur ser ert samverkansarbete ut mellan staden och regionen?

Birgitta: Samarbetet sker i en gemensam nämnd enligt kommunallagen. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden. Parterna ska utse vardera lika många ledamöter och ersättare. Nämndens behörighet och befogenheter regleras i dess reglemente, föreskrifter och riktlinjer, samt av parterna lämnade budgetriktlinjer.

Frida: Vilka fördelar ser du med ett sådant upplägg?

Birgitta: Syftet med huvudmännens samverkan i en gemensam nämnd mellan Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun är att skapa förutsättningar för att på ett kostnadseffektivt sätt utveckla arkiv- och informationshanteringen i två stora organisationer.

Frida: Tack! Det ska bli mycket intressant att höra mer om ert arbete på konferensen, den 3 oktober!