Förbättringsarbete inom dokumenthantering

26 aug 2016

Utveckla dokumenthanteringen – Region Skåne delar sina erfarenheter

//
Kommentarer0

Dokumentinfo kontaktade Kajsa Thelin på Region Skåne för att ta del av deras pågående utvecklingsarbete med dokumenthantering.

Dokumentinfo: Det pågår ett spännande utvecklingsarbete med målet att etablera ”best practice” inom dokumenthantering hos er på Region Skåne. Kan du berätta mer om vad det innebär och hur långt ni har kommit?

Kajsa: I Region Skåne har ett strategiskt proaktivt arbete pågått länge inom området informationsstyrning. Detta arbete har bland annat resulterat i upphandling av ett nytt dokumenthanteringssystem. I och med detta har ett stort förarbete gjorts för att dels definiera och minska antalet administrativa dokumenttyper i Region Skåne, från ca: 700 till 70 typer, men även skapa en överblick över en processtruktur på översta nivån för att kunna sätta informationen i sitt sammanhang (om det rör budget, HR etc).Med arbetet vill vi få bättre styrning på vår information, minimera pappershanteringen och säkerställa att ett dokument endast finns lagrat på ett ställe.

Dokumentinfo: Som en del i detta utvecklingsarbete har ni gjort en investering i IT-lösningar från Open Text. Vilken funktionalitet ska IT-investeringen tillföra? Hur långt har ni kommit med införandet?

Kajsa: Status på projektet DokIT är för närvarande 9 –10 månader innan första implementeringen är klar. I första skedet är det diariet, nämndsprocessen och generell dokumenthantering som ska implementeras. Genom att införa DokIT kommer vi få en bättre styrning på informationen som skapas och effektivisera diariearbetet vid hantering av inkommande handlingar. Ansvaret på handläggaren kommer förmodligen öka genom att de själva kommer kunna registrera sina ärenden. Med DokIT vill vi göra det lättare att göra rätt. Det ska finnas fördefinierade flöden, en källa (= ett dokument) som vi alltid länkar till och en enkel versionshantering.

Dokumentinfo: En stor utmaning i vissa verksamheter är att det finns flera ledningssystem som alla ställer krav på strukturerad hantering av information/dokument. Är det så i Region Skåne? Avser ni att införa ett integrerat ledningssystem? Vilka utmaningar ser ni?

Kajsa: Enligt beslut ska Region Skåne införa ett miljöledningssystem och ett kvalitetsledningssystem inom vården. Men det finns idag inget aktivt arbete att få ett integrerat ledningssystem. Utsedda processägare för identifierade huvudprocesser har dock ett fortsatt ansvar att utveckla sina processer och ur ett informationshanteringsperspektiv är processarbetet ett måste. Vi arbetar därför för tillfället med hur vi ska kunna integrera verksamhetsutvecklingsperspektivet med informationshanteringsperspektivet. Verktyget ProVision kommer testas för att utveckla dessa idéer närmre genom processvisualisering med koppling till dokumentlager i DokIT för att uppnå maximal styrning på informationen som finns i våra arbetsprocesser.

Dokumentinfo: Hur är kvaliteten på den information som hanteras inom Region Skåne idag och hur kan den förbättras?

Kajsa: Väldigt varierad, det finns ett starkt behov och ett uttalat mål att bli väldigt mycket bättre. Det finns områden som av naturliga skäl har bättre koll än vad andra områden har. Men i det flesta fall spenderar medarbetare alldeles för mycket tid att leta efter rätt information. Därför är ett lyckat införande av DokIT väldigt viktigt för våra medarbetare.

Dokumentinfo: Nyligen har Riksarkivet offentliggjort ett arbete med att mäta mognaden i arkivverksamheten som ett sätt att hitta förbättringsområden. Har ni arbetat på liknande sätt?

Kajsa: I våras gjordes en generell bedömning utifrån Region Skånes mognad där vi övergripande landade på nivå 3 av 5, men det är självklart en hög variation inom olika delar av Regionen. Mål för 2020 är att vi är på nivå 4 eller 5. Mätningsmetoden bygger på ARMA-modellen vilken är snarlik den som Riksarkivet nu publicerat. Vi kommer framöver arbeta vidare med modellen som ska ligga till grund för tillsynsarbetet inom området informationsstyrning (vilket innefattar även informationssäkerhet) och göra en djupare tillsyn. Parallellt jobbar vi med framtagandet av ett ledningssystem för styrning av information som kontinuerligt kommer utvecklas och ge stöd i verksamheten.

Vill du få mer inblickar i processbaserad dokumenthantering är Kajsa även talare på Dokumentinfos kommande konferens FOKUS:Diarieföring 28 september, Stockholm. Läs mer om konferensen här