Hur processverktyg som VisAlfa kan stödja verksamheten

20 okt 2016

Utveckla verksamhetens processer och redovisa verksamhetens information med hjälp av VisAlfa

//
Kommentarer0

Dokumentinfo intervjuade Bertil Axelsson på VisAlfa AB för att ta del av hans tankar kring hur ett processverktyg som VisAlfa kan vara ett stöd i ett kvalitets- och utvecklingsarbete i offentlig sektor.

Dokumentinfo: Kan du ge en kort beskrivning av vad VisAlfa är?

Bertil: VisAlfa är ett processverktyg som är som är speciellt utvecklat för offentlig sektor. Det gör det möjligt att beskriva verksamhetens processer samtidigt som man anger vilken information som skapas i dem och hur den informationen ska behandlas. Man kan säga att VisAlfa på ett enkelt sätt gör det möjligt att förena processutveckling med informationsredovisning, två centrala begrepp för verksamhetsutveckling i offentlig sektor.

För att få ett grepp om helheten har VisAlfa också stöd för att hantera en gemensam klassificeringsstruktur både för verksamheten och för den information som skapas i den. En sådan struktur blir allt viktigare, inte minst för att kunna utveckla och använda eArkiv.

Dokumentinfo: Vad är viktigt när man startar upp ett processkartläggningsarbete i en verksamhet?

Bertil: Det är ett stort arbete att beskriva verksamhetens alla processer i en gemensam verksamhetsbeskrivning och många olika yrkesroller behöver bidra med sin kompetens i arbetet. Det som är bra med VisAlfa är att verktyget har stöd för att låta många olika grupperingar arbeta parallellt med olika processer och att i ett senare skede samla ihop dem till en gemensam beskrivning.

Men att planera för den gemensamma beskrivningen bör man helst inte vänta med.

Dokumentinfo: Hur kan ett ”processtänk” stödja arbetet med informationshanteringen?

Bertil: Det blir allt vanligare att en verksamhet vill beskriva sina processer. Det är genom processbeskrivningarna vi blir överens om hur våra arbetsuppgifter ska utföras. Genom att också process för process gå igenom vilken information som skapas så får vi tydliga och konkreta processbeskrivningar. Den grundliga genomgången av våra arbetsuppgifter hjälper oss också att hitta viktiga handlingstyper som annars är lätta att förbise. Det har vi fått många exempel på från vårt arbete med processbaserad informationsredovisning.

Processutvecklare och informationsförvaltare beskriver alltså en och samma verksamhet fast ur något olika perspektiv, och genom att använda VisAlfa som gemensamt verktyg undviker vi dubbelarbete, och vi höjer också kvaliteten på resultatet.

Dokumentinfo: Vilka är de stora utmaningarna i processkartläggningsarbetet?

Bertil: En fråga som ofta dyker upp tidigt är om vi arbetar enligt gemensamma processer. Ska till exempel rekryteringsprocessen genomföras på ett enhetligt sätt inom hela organisationen eller får det här göras på olika sätt. Detta kräver beslut på ledningsnivå. Här är det viktigt att förankra beskrivningen av processerna med medarbetare och chefer så att så att beskrivningarna inte bara blir ”pappersprodukter”.

En annan utmaning är att förvalta våra processkartor/processbeskrivningar, dvs. uppdatera dem med de förändringar som sker i verksamheten. För att lyckas med detta är det viktigt att processutvecklare och informationsförvaltare samarbetar. Med hjälp av VisAlfa får vi stöd för att hålla ordning på olika versioner av processkartorna med dess klassificeringsstukturer, och vi styr också upp att avställningen till arkivet blir korrekt.

Dokumentinfo: Vilka för- och nackdelar kan du se med den processbaserade informationsredovisningen?

Bertil: Jag ser faktisk inga nackdelar men fördelarna är många. En av de stora fördelarna är vi får en gemensam verksamhetsbeskrivning där många har bidragit till att den håller hög kvalitet. Vi får ett slags processbaserad handbok som visar för medarbetarna hur deras arbete ska utföras och inte minst viktigt hur det ska dokumenteras. I VisAlfa är det också enkelt att publicera processkartorna på t.ex. intranätet. Genom att det är enkelt att publicera verksamhetsbeskrivningen där blir det enkelt för alla att komma åt den.

En annan fördel är att öppenheten ökar. Det blir tydligare och mer begripligt att förstå vilken information som skapas i verksamheten. En medborgare ska inte på förhand behöva veta vilka handlingar som finns i verksamheten för att kunna efterfråga dem. Med den processbaserade informations­redovisningen kan vi på ett enkelt och visuellt sätt visa vilka handlingar en viss process generar.

Och sen ska vi inte glömma en annan viktig aspekt nämligen att det för deltagarna innebär att man bygger upp kompetens inom nya områden. Arbetet blir intressantare, och det i sin tur gör arbetsplatsen mer attraktiv. Det blir lättare att attrahera och behålla kvalificerad arbetskraft.

Vill du få mer inblickar i hur VisAlfa ger ett stöd i den processbaserade informations­redovisningen gå in och titta på VisAlfas hemsida www.visalfa.se Där finns bland annat filmer som på ett enkelt sätt visar hur arbetet går till.