Vad är väl ett samarbete?

Det kan ju vara tråkigt, och alldeles alldeles underbart!
16 maj 2018

 e-arkiv och samarbete

//
Kommentarer0

av Frida Lenberg, Dokumentinfo

Kommer du ihåg skolans grupparbeten? Att arbeta tillsammans med sina klasskamrater, där vissa var engagerade och drog sitt strå till stacken, medan andra bara lyckades hänga med utan att lyfta ett finger, det var verkligen en utmaning eller hur? Att få till det där samarbetet var inte alltid så lätt. Men när det verkligen fungerade, då var det ju faktiskt jättekul!

Det där med samarbeten, hur ofta hör man inte hur viktigt det är!  Många projekt har gått under på grund av brister i samarbete och kommunikation. Men hur ska man tänka och vilka typer av samarbeten finns det egentligen? Under konferensen Dokumentinfo FOKUS e-arkiv tittar vi närmare på samarbetet som en förutsättning för e-arkivet. Jag som intresserat mig för samarbetet och e-arkivet och även är projektledare för konferensen, bad min kollega och även en av talarna Christer Atterling berätta om sina erfarenheter och tankar kring samarbetet som en väg mot ett e-arkiv.

Christer är konsult på Dokumentinfo med lång erfarenhet av e-arkiv. I sin tidigare roll som chef för både arkiv- och IT-personal, där dessa specialistområden skulle arbeta tillsammans i arbetet med utvecklingen av ett e-arkiv, fick samarbetet över yrkesgränserna stor betydelse.

 Tre olika typer av samarbeten

”E-arkiv är inte bara ett system som ska införas, det är också en organisation som ska byggas och processer som ska fungera, då är samarbetet något fundamentalt ” säger Christer och fortsätter: ”Samarbeten finns på minst tre olika plan. Det finns inom en organisation, där samarbete mellan verksamheterna som skall leverera och det mottagande arkivet är grundläggande. Det som är viktigt att tänka på här, är att lägga undan allt fikonspråk och koncentrera sig på att få fram den information som behövs samt få verksamheten att förstå utmaningarna, men också nyttan av att ta hand om den information de har skapat. Det interna samarbetet kan också ses som ett trepartssamarbete och den tredje parten är ”IT”. Beroende på om man har en tjänst, en produkt eller en egenutvecklad lösning blir samarbetet lite olika, men oavsett är det viktigt att få IT att förstå att här kan licenspengar sparas, gamla system med gammal teknik kan avvecklas och de kan vara med att påverka leveransplanen. ”

Formella och informella samarbeten mellan organisationer

Christer fortsätter:

”Samarbetet mellan organisationer i frågan om e-arkivet har blivit allt mer vanligt.  Här finns exempel på både formella och informella samarbeten, Sydarkivera och R7-earkiv som exempel på formella samarbeten där man valt olika lösningar. Men de informella samarbetena är minst lika viktiga. Det kan vara inspirerande och kompetensutvecklande att ta med sig verksamheten och IT och besöka en organisation som har liknande utmaningar, men som kanske har kommit längre. Man kan troligen inte göra exakt likadant, men man kan ta med sig många recept och anpassa dem till lokala förhållanden. Man kan också fördela arbetet mellan de samarbetande organisationerna eller som i Halland, arrangera gemensamma utbildningsdagar och konferenser.

Nätverket, att träffas fysiskt har sina fördelar

”Nätverka, nätverka och nätverka!  Personligen tror jag mest på ”fysiskt” nätverkande, det vill säga att man träffas i verkligheten. Egentligen är skillnaden kanske inte så stor mellan att nätverka och att samarbeta med andra organisationer. I nätverket träffas människor med olika bakgrund och kunskaper, vissa har kommit långt i sitt arbete, medan andra just har påbörjat. Nätverkandet kräver dock mer energi och omsorg. Det svåra är att hålla ångan uppe mellan gångerna man träffas och min erfarenhet är att det fungerar bättre om man har små mini-projekt och en rätt så ”stående” agenda, så att alla deltagarna i nätverket vet vad de ska förvänta sig från gång till gång. Jag upplever att samarbetet fungerar bäst när det finns en geografisk närhet och när parterna är ungefär lika stora. De som har haft e-arkiv ett tag får kanske bereda sig på att ”ge” mer i början, än vad de ”får”, men över tid lär det jämna ut sig.

Slutligen vill jag poängtera vikten av att ha en ledning/chef som ser nyttan med samarbete, oavsett form, säger Christer. Man bör också ta sig tid att kontakta sina samarbetspartners med jämna mellanrum per telefon eller mail och när man väl träffas, ja då ska man ”ge sig hän” fullständigt och på vägen hem fundera på; hur använder vi dagens lärdomar bäst i vår verksamhet avslutar han.

Vill du höra mer om samarbetet som ett sätt att utveckla verksamheten, e-arkivet och dig själv, kom och lyssna på Christers föredrag den 3 oktober.

Dokumentinfo har även har ett nätverk, nätverket Arkiv e. Arkiv e är ett nätverk för oss som vill samarbeta inom området e-arkiv. Här finns deltagare från alla sektorer, som träffas två gånger per år för att dela handfasta råd och erfarenheter i workshopform samt på nätet.