Funktion för informationshantering

Ansvarar för informationshanteringens helhet och systematik
2 sep 2019

Vem ansvarar för informationshanteringen

//
Kommentarer0

Vad kan din organisation vinna på att arbeta systematisk med informationshantering?

  • Bättre samordning av insatser och resurser
  • Mer kostnadseffektiv verksamhet
  • Bättre kontroll över informationstillgångarna i organisationen

Nyligen har det skrivits om att flera myndigheter har strukturella problem med sina IT-system. De har inte råd att satsa på nya moderna IT-system för de sitter fast i gamla kostsamma IT-system som är dyra att underhålla. Ansvarig minister säger att digitala investeringar är en pågående process, att det är fel att tro att man kan investera i ett system och sedan är frågan löst. Det är en bra tanke, men det är också viktigt att inse att man också måste fokusera på informationen, inte bara IT-systemen. Digitalisering är inte bara investeringar i moderna IT-system

En bra informationshantering kräver:

  • Ett tydligt ägarskap av såväl olika informationsmängder som hela arbetet med informationshanteringen
  • En bra samordning mellan olika perspektiv av informationshanteringen
  • En systematik i hur man utvecklar och förbättrar informationshanteringen
  • Ett tydligt fokus på användning och de personer som skapar och använder informationen
  • Tydliga interna regler och rutiner som säkerställer att organisationen på ett effektivt sätt lever upp till lagar och regler och tillgodoser verksamhetens behov

Det första steget är att säkerställa att det finns en funktion som ansvarar för informationshanteringen. Den ska samordna alla perspektiv och aspekter på informationshanteringen som verksamhetens behov, informationssäkerhet, personuppgiftshantering, arkivhantering, hantering av allmänna handlingar (i offentlig verksamhet), diarieföring. Den ska vara en tydlig kravställare på anskaffning och förvaltning på IT-system. Den ska ha mandat och en egen budget. Uppgiften är att etablera en systematik, helhet och samordning av informationshanteringens alla perspektiv

När man fokuserar på ovanstående punkter så kommer följande att ske:

  • Informationen som finns och hanteras i organisationen blir mer synlig, idag är den ofta osynlig
  • Olika projekt och insatser gör mer nytta för att flera aspekter hanteras samordnat
  • Det finns en tydlig organisation i organisationen som förvaltar informationen som det stöd till verksamheten den är. Det finns ansvariga för helheten som kan ställas till svars för eventuella brister
  • Informationskvaliteten förbättras
  • Regelefterlevnad kommer att fungera bättre

För att få till bestående förbättringar krävs inte mer av samma utan rejäla strukturella förändringar i arbetssätt och resursfördelning som har med information att göra. Det krävs kompetens, att utreda rätt frågeställningar, krav och behov innan investeringar görs (t. ex. i IT) och att fokusera på användning och användare.