Ett gott skratt förlänger livet
Här kommer några dråpliga episoder från verkligheten om informationshantering:
”När vi skulle skriva nytt avtal med den leverantör som skannar vår post tryckte vi hårt på att skanningskvaliteten behövde förbättras. Företaget gjorde några justeringar, men bakgrunden som i pappersoriginal var vit hade fortfarande en gulaktig ton i den skannade versionen. När vi tog upp den saken bemöttes vi av motargumentet ”Allt papper blir gult efter ett tag”. Vi förklarade då att arkivlagen föreskriver kommuner att bevara vissa handlingar för evigt, en tidsperiod som är svår att överblicka. Argumentet om hur papper åldras hördes inte mer under förhandlingarna och resultatet blev skannade handlingar med klarvit bakgrund.”
”Jag påpekade för en handläggare att inga av hans utgående handlingar diariefördes. Han visade mig då noga hur han la sina utgående handlingar i igenklistrade kuvert i facket för utgående post. Jag frågade stilla hur han trodde att diarieföringen gick till, med röntgen av den lilla tomten som bodde i postfacket? Handläggaren såg förbryllad ut och efter en lång tystnad kom – jag kanske ska skicka dem till registrator?”
”Jag var moderator på en 2-dagarskonferens för registratorer. I konferensen ingick en middag på Norra Brunn med ståuppkomiker och allt. Jag kommer aldrig att glömma minen på komikern när han frågade vilka vi var och fick svar från en deltagare att vi arbetar med diarieföring. Han hade nog aldrig hört ordet och jag tror han hörde diarréföring.”
”En hög chef i en statlig myndighet på den tiden när det var pappershandlingar som gällde. Han hade hade ett stort men ofattbart stökigt arbetsrum. Det låg högar med handlingar överallt, högar som han hade en ofattbar förmåga att hitta snabbt i. Trots flera förklaringar om att handlingarna i hans rum kanske borde hanteras mer enligt reglerna så hände ingenting. Han lyssnade artigt och tillämpade sedan reglerna på sitt sätt: ”ordnade på annat sätt” var när handlingarna fanns i en hög placerad på ett bord, en stol eller golvet, ”gallras vid inaktualitet” var det som hände när stolen eller bordet skulle användas till något annat, för då kastades stora delar av högen.”
Har du en historia om informationshantering (diarieföring, arkivering eller liknande), hör av dig till oss före 2023-06-15 på info@dokumentinfo.se. Vi lottar ut en kylryggsäck bland de historier som vi publicerar här!