Utvärdering och uppföljning – en nyckel för systematisk informationshantering

Hur gör ni i din organisation när ni utvärderar informationshanteringen? Gör ni det löpande varje vecka eller månad? Eller kanske efter en särskild insats eller ett projekt? Eller kanske inte alls?

Att återkommande genomföra utvärderingar och uppföljningar är självklara verktyg för att värdera hur en verksamhet fungerar. Uppnår vi det vi ska, och gör vi det med rimlig resursanvändning? En systematisk utveckling av verksamheten baseras till stor del på erfarenheter från tidigare arbete, och detta gäller även informationshanteringen. Utvärdering är en av de viktigaste aspekterna att hitta bra former för när man inför systematisk informationshantering.

Att utvärdera innebär att bedöma värdet eller resultatet av något som gjorts. Bedömningen ska ske genomtänkt och systematiskt, och värdera vad som uppnåtts i förhållande till syften och målsättningar. Speciella former av utvärdering inkluderar revision, som relaterar till granskning av den ekonomiska redovisningen, och tillsyn, som handlar om att kontrollera om den som är föremål för tillsyn följer gällande lagar och föreskrifter. Både revision och tillsyn bedrivs ofta av externa aktörer som har uppdrag att granska hela eller delar av en verksamhet utifrån en viss aspekt eller lagstiftning.

Skillnaden mellan utvärdering och uppföljning

Uppföljning är närbesläktat och blandas ibland ihop med utvärdering. Det är inte alltid lätt att tydligt skilja begreppen åt. En distinktion är att uppföljning är mindre omfattande och handlar om att värdera pågående arbete, medan utvärdering syftar till att mer systematiskt bedöma något som redan genomförts. Uppföljningen besvarar frågor som: ”Är vi på rätt väg?” och ”Har vi tillräckligt med personal?”, medan utvärderingen behandlar frågor som: ”Nådde vi målen?” och ”Varför gjorde vi inte det?”

Oavsett om det kallas uppföljning eller utvärdering är det sällan informationshanteringen utvärderas på ett strukturerat och systematiskt sätt av den egna organisationen.

Informationshantering är ett stöd till kärnverksamheten. Hur vet vi om stödet fungerar bra och effektivt? Hur vet vi om den systematiska informationshanteringen gör nytta? Kan vi besvara frågor som:

• Fungerar informationshanteringsplanen väl? Är den aktuell? Följer vi den?
• Registreras verkligen de allmänna handlingar som ska diarieföras? Vet vi vilka handlingar som ska diarieföras? Sker registreringen skyndsamt enligt lagens krav?
• Finns alla personuppgiftsbehandlingar upptagna i registret enligt GDPR?
• Får verksamheten tillgång till den information den behöver i rätt tid? Håller informationen den kvalitet som behövs?
• Följer vi reglerna för arkivering?
• Har vi kontroll över alla leverantörsavtal?

Listan över frågor kan göras lång. Men om vi inte har uppsatta mål att utvärdera utifrån, blir utvärderingen ganska tandlös.

Ordning och reda i informationshantering: grunden för trovärdighet och kvalitet

Informationshantering handlar om regelefterlevnad. Inom offentlig sektor vill vi kunna hantera allmänna handlingar på ett korrekt sätt och också leva upp till regler för dataskydd och informationssäkerhet. Men informationshantering handlar också om att stödja organisationens kärnverksamhet. Vi behöver strukturer och interna regler som fungerar vid personalbyten, vid genomförandet av utredningar och när vi behöver ta reda på vad vi gjorde förra året. Ordning och reda i informationshanteringen är avgörande för en organisations trovärdighet och kvalitet.

Om man arbetar som expert inom informationshantering vill man självklart veta om de insatser man gör bidrar till kärnverksamheten. Informationshanteringen behöver hållas samman som en verksamhet: vad som ska göras ska bestämmas, planeras, resurssättas, utföras och utvärderas. När utvärdering sker blir det tydligare vilken nytta informationshanteringen gör och hur den kan bidra ännu bättre till kärnverksamheten. Utan systematisk informationshantering vet vi inte vilken nytta verksamheten gör. Det är inte alltid enkelt att utvärdera och följa upp informationshanteringen, men det måste göras. Annars vet vi inte vad vi ska göra och hur vi ska prioritera.

Kurser om styrning av informationshantering och systematisk informationshantering:

Certifierad informationscontroller

Certifierad informationscontroller är kursen för dig som vill gå en längre fördjupningskurs och bli certifierad informationscontroller. Kursen  fokuserar på de kunskaper du behöver för att ta ett systematiskt helhetsperspektiv på informationshanteringen. Den kommer att ge dig den kompetens som krävs för att du på ett proaktivt sätt ska kunna bidra i utvecklingen av din organisations informationshantering.

Systematisk informationshantering

Informationshantering kräver en bra balans och samordning mellan olika discipliner, liksom koordinering av olika professioner, systematik och helhetsperspektiv för att fungera på ett bra sätt. Under kursen lär du dig vad systematisk informationshantering är och på vilket sätt det gör nytta. Systematisk informationshantering är inspirerat av metoder och modeller för kvalitet och ledningssystemet ISO 30300 (Ledningssystem för verksamhetsinformation).

Informationshantering för chefer

Vår kurs informationshantering för chefer syftar till att ge chefer kunskap i grunderna i informationshantering, både lagkrav och vilka arbetsuppgifter som ingår. Du får förutsättningar att leda personer som arbetar med arkivering, diarieföring, personuppgiftshantering eller andra uppgifter inom informationshantering. De personer som arbetar inom de fälten har ofta unik kompetens och erfarenhet, samtidigt som arbetet förändras i snabb takt med digitalisering och ändrad lagstiftning. En kvalitativ informationshantering i offentlig sektor är grunden för fortsatt digitalisering.

Informationshanteringsplan

En informationshanteringsplan, som även kallas arkivbildningsplan, dokumenthanteringsplan, eller informationsförvaltningsplan, är ett viktigt redskap för att strukturera och styra upp informationen i en verksamhet. Under utbildningen lär du dig hur du ska få ordning på de viktiga informationstillgångarna som din verksamhet äger, var de lagras och hur de ska hanteras.