Vad innebär sekretess i praktiken? Så hanterar du känslig information rätt.
Att förstå och tillämpa sekretess är en avgörande faktor i många yrkesroller inom både offentlig och privat sektor. Men vad betyder det egentligen i praktiken, och hur kan du säkerställa att du hanterar sekretessbelagd information på ett korrekt sätt?
Här går vi igenom grunderna i sekretesslagstiftning, praktiska exempel och vanliga misstag.
Vad är sekretess?
Sekretess innebär skyldighet att inte röja uppgifter till obehöriga. Inom offentlig sektor regleras detta främst av offentlighets- och sekretesslagen (OSL),som reglerar tystnadsplikt och innehåller förbud mot att röja uppgifter, bland annat genom att begränsa utlämning av allmänna handlingar.
Sekretessen kan gälla:
- Personuppgifter
- Affärshemligheter
- Uppgifter om enskildas hälsotillstånd
- Säkerhetsklassad information
Sekretessbelagd information behöver skyddas och åtkomsten till den begränsas. Hur det ska göras regleras inte i offentlighets- och sekretesslagen, så formerna för det varierar från organisation till organisation och dess olika informationstyper. Vårdjournaler, interna affärsstrategier eller myndighetshandlingar kräver olika typer av skyddsåtgärder. Det kan handla om allt från kryptering och behörighetsstyrning till muntliga instruktioner om hur information får delas.
Varför är det viktigt att kunna sekretesslagstiftningen
Att hantera allmänna handlingar och annan information felaktigt kan få allvarliga konsekvenser:
- Integritetskränkningar för enskilda individer
- Ekonomiska förluster för organisationen
- Skadat förtroende från medborgare och samarbetspartners
- Rättsliga påföljder
I värsta fall kan ett enda misstag leda till att förtroendet för en hel organisation skadas permanent eller att långtgående konsekvenser för medborgare eller företag som har med offentlig sektor att göra. . Därför är det inte bara en juridisk skyldighet att följa sekretessregler, utan också en viktig del i att bygga och bevara relationer, trygghet och respekt för din organisation.
Vanliga misstag vid hantering av sekretessbelagd information
Trots goda intentioner sker misstag ofta. Några exempel:
- Att prata om känsliga uppgifter i öppna miljöer
- Skicka information som omfattas av sekretess via osäkra kanaler
- Lagra sekretessbelagd information så obehöriga får tillgång till den.
- Bristande kunskap om gällande lagar och interna riktlinjer
Många av dessa misstag sker omedvetet, ofta på grund av stress, tidsbrist eller bristande kunskap. Genom att vara medveten om riskerna kan du enklare undvika dem och skapa rutiner som gör korrekt hantering av information till en naturlig del av arbetsdagen
Så hanterar du sekretess i praktiken
För att arbeta korrekt med sekretess behöver du:
- Känn till lagstiftningen, exempelvis OSL och GDPR.
- Följa interna rutiner och se till att veta vad som gäller i din organisation.
- Använda säkra system för lagring och överföring av känsliga uppgifter.
- Tänk på din omgivning när du pratar om eller arbetar med sekretessbelagd information.
- Utbilda dig och uppdatera dina kunskaper regelbundet.
Det är också viktigt att skapa en kultur där alla medarbetare känner ansvar för att upprätthålla både offentlighet och sekretess, t. ex. i allmänna handlingar.
Fördjupa dina kunskaper inom sekretess
Vill du känna dig trygg i att hantera känslig information i din yrkesroll?
Anmäl dig till vår utbildning “Sekretess i praktiken”! Utbildningen är utformad för att ge dig de nödvändig kunskap i offentlighets- och sekretesslagen för att arbeta tryggt med utlämnande av allmänna handlingar. Läs mer och anmäl dig här!