Informationshantering i offentlig sektor

Den pågående digitaliseringen förändrar.

Innan digitaliseringen var informationshanteringen relativt enkel. Den bestod av att hantera papper. Det var papper som distribuerades, papper som registrerades i diarierna och som arkiverades. Pappershanteringen sköttes ofta av specialister som sekreterare, assistenter, registratorer och arkivarier. Informationshanteringen på papper betraktades normalt inte som integritetskänslig, det krävdes ingen IT, säkerhet handlade om fysisk säkerhet. Det fanns etablerade arbetssätt som ofta funnits under lång tid.

I dag är informationshanteringen digital. Tekniken utvecklas och förnyas kontinuerligt. För att informationshanteringens ska fungera krävs en väl fungerande stödorganisation som är betydligt mer omfattande, komplex och mångfacetterad än hur det var tidigare; det krävs expertis inom informationssäkerhet, flera olika kompetenser inom IT, specialister inom områden som GDPR, offentlighetsprincip, Öppna data och upphovsrätt. Informationshanteringen sker inte längre på ett sätt – på papper – utan i mängder av IT-system och olika tekniska format. Dagens informationshantering hanteras av många, varje medarbetare ska lagra information i IT-systemen, och alla experter som krävs.

För att den digitala informationshanteringen ska fungera krävs att de olika experterna på informationshantering kan arbeta tillsammans. För att de ska kunna göra det krävs förståelse och kunskap, experterna behöver förstå varandra och alla delar av informationshanteringen. Informationssäkerhetsexperten behöver känna till regler och metoder för registrering av allmänna handlingar, juristen som jobbar med GDPR behöver ha kunskap om systemförvaltning, arkivarien behöver förstå hur informationsarkitekten tänker.

Dokumentinfos distansutbildning Certifierad informationscontroller, 10 utbildningspass med övningar och certifiering, ger deltagarna kunskaper för att ta ett systematiskt helhetsgrepp över informationshanteringen. Den ger goda förutsättningar att kunna bidra till en effektiv digital informationshantering hos sin arbetsgivare.