5 vanliga fallgropar vid utlämnande av allmänna handlingar och sekretessprövning – så undviker du dem.
Allt fler medborgare och företag utnyttjar offentlighetsprincipen och begär ut allmänna handlingar. Varje gång en handling begärs ut behöver en sekretessprövning göras, man behöver ta ställning till om uppgifterna i den allmänna handlingen kan lämna ut helt, delvis eller inte alls. Det kan förefalla enkelt, men i praktiken innebär det ofta svåra avvägningar mellan offentlighet och sekretess.
Därför är det bra att regelbundet uppdatera dina kunskaper, delta i utbildningar och gå igenom era interna rutiner. En aktuell och gemensam kunskapsgrund gör sekretessprövningen både enklare och säkrare. Här lyfter vi 5 vanliga fallgropar och ger tips på hur ni kan undvika dem på din arbetsplats.
1. Att ha otillräcklig kunskap om sekretessparagraferna
Sekretessprövning ska ske innan allmänna handlingar kan utlämnas. I offentlighets- och sekretesslagen finns många paragrafer som gäller sekretess vid olika situationer för olika verksamheter inom offentlig sektor. För den som inte har orienterat sig i regelverket är det svårt att få en överblick. De flesta sekretessparagrafer innehåller också kriterier som behöver vara uppfyllda för att sekretess ska gälla (sekretessens föremål, räckvidd och styrka). Det kan också vara så att flera paragrafer behöver bedömas innan det går att avgöra om sekretessparagrafen gäller eller inte.
Vårt tips: Orientera er i lagstiftningen. Ta fram en lista med vanligt förekommande sekretessregler som kan gälla för er verksamhet. Skaffa er förståelse för vad dessa paragrafer innebär.
2. Att missa sekretessbrytande bestämmelser
Det finns flera sekretessbrytande bestämmelser som gör det möjligt att lämna ut uppgifter i vissa situationer, till exempel till andra myndigheter eller när den enskilde samtycker.
Ett vanligt misstag är att tolka sekretessen för brett och därmed hålla inne uppgifter som faktiskt kan lämnas ut. Det kan i sin tur påverka samverkan och leda till onödiga hinder i verksamheten.
Vårt tips: Kontrollera alltid om det finns en sekretessbrytande bestämmelse innan ni fattar beslut om sekretess, det kan förändra bedömningen helt
3. Att inte dokumentera prövningen
Sekretessprövning utförs ibland under tidspress. Resonemang bakom beslut dokumenteras inte alltid och kan vara svåra att komma ihåg i efterhand. Om beslutet ifrågasätts i efterhand, exempelvis vid en överklagan, av en journalist eller vid en JO-granskning, blir det svårt att visa hur bedömningen gick till.
En tydlig dokumentation är dessutom en trygghet för både den enskilde handläggaren och myndigheten som helhet. Den visar vilken bedömning som legat till grund för beslutet h och bidrar till lärande och en enhetlig hantering över tid.
Vårt tips: Skriv alltid ned hur prövningen har gjorts och vilka bestämmelser som har tillämpats.
4. Att inte göra en självständig prövning
Det är förståeligt att vilja luta sig mot tidigare beslut eller kollegors bedömningar, eller beslut från andra myndigheter, särskilt när man är osäker. Men varje sekretessprövning måste göras utifrån de aktuella uppgifterna och omständigheterna i det enskilda fallet.
Två till synes liknande ärenden kan skilja sig åt i detaljer, vilket gör att sekretessen kan gälla i det ena fallet men inte i det andra.
Vårt tips: Gör alltid en egen prövning utifrån uppgifternas innehåll, syfte och sammanhang. Hänvisa gärna till tidigare praxis som stöd, men låt den inte ersätta din egen bedömning.
5. Att glömma att sekretess gäller uppgifter – inte handlingar
En annan vanlig missuppfattning är att sekretess gäller hela handlingar, när det i själva verket är uppgifterna i handlingarna som prövas. Det innebär att vissa delar av en handling kan lämnas ut, medan andra behöver maskas. Om man bedömer hela handlingen som hemlig riskerar man att begränsa insynen mer än nödvändigt och därmed gå emot offentlighetsprincipens grundtanke.
Vårt tips: Pröva uppgifterna en och en. Maskera bara de delar som omfattas av sekretess och lämna ut resten.
Vill du bli tryggare i din sekretessprövning?
Sekretesslagstiftningen är komplex och förändras över tid, både genom nya lagändringar och rättspraxis. Även små justeringar kan påverka hur en bedömning ska göras. Om man inte håller sig uppdaterad finns risken att gamla rutiner lever kvar trots att förutsättningarna har förändrats. Det kan i sin tur leda till felaktiga beslut och bristande rättssäkerhet.
Vår kurs Sekretess i praktiken ger dig en tydlig genomgång av reglerna, kompletterad med exempel och praktiska övningar. Du får konkreta verktyg för att göra rätt bedömningar i vardagen, oavsett om du är ny i rollen eller har erfarenhet sedan tidigare. Läs mer om kursen och anmäl dig här.