Så lyckas du som registrator – 5 nyckelkompetenser du behöver

Av


Att vara registrator i dag är långt ifrån en administrativ rutinroll. Det är en nyckelfunktion i organisationens informationsflöde där man säkerställer att rätt information hanteras, diarieförs, klassificeras och arkiveras på ett korrekt och rättssäkert sätt. I en värld där information växer exponentiellt och digitaliseringen ständigt omformar våra arbetssätt, blir rollen som registrator både mer komplex och mer värdefull.

I det här inlägget går vi igenom fem viktiga kompetenser du behöver för att lyckas i rollen.

Juridisk förståelse – grunden för allt

Som registrator är det din uppgift att säkerställa att myndighetens eller organisationens informationshantering följer de lagar och regler som gäller för offentlig sektor. Du behöver ha god kunskap om:

  • Handlingsoffentligheten – En hörnsten i svensk förvaltning som garanterar allmänhetens tillgång till allmänna handlingar.
  • Offentlighets- och sekretesslagen – Styr när handlingar ska undantas från insyn och hur utlämnande av allmänna handlingar ska gå till.
  • Förvaltningslagen och kommunallagen – Reglerar bland annat hur ärenden ska handläggas och dokumenteras.
  • Dataskyddsförordningen (GDPR) – Reglerar hur personuppgifter får behandlas och ställer krav på struktur, säkerhet och transparens.

För att lyckas som registrator måste du inte bara känna till dessa regelverk, du måste också kunna tillämpa dem i praktiken. Det kan handla om att avgöra om en handling ska lämnas ut, hur en ansökan ska diarieföras eller vilka dokument som omfattas av sekretess. Ett felsteg kan få stora konsekvenser – därför krävs både kunskap och säkerhet i rollen.

Digital systemkompetens – hantera tekniken som driver arbetet

I dag är registratorsyrket tätt förknippat med IT. Nästan all informationshantering sker med digitala plattformar, och du behöver känna dig trygg med att använda och förstå dessa verktyg.
Du kan behöva ha kunskap om:

  • Diarieföringssystem och ärendehanteringssystem – Där all registrering ska ske på ett korrekt sätt.
  • Digital arkivering och e-arkiv – Där bevarande ska ske, detta arbete bedrivs ofta i samverkan med andra i organisationen, t. ex. IT-avdelningen.

En skicklig registrator har inte bara koll på hur systemen används utan förstår också hur informationen flödar genom organisationen och hur olika system samverkar. Det gör dig till en viktig partner både för jurister, verksamhetsutvecklare och IT-specialister. Med teknisk förståelse ökar din effektivitet, men också din strategiska betydelse.

Struktur och noggrannhet – varje detalj räknas

Registratorsarbetet kräver ett öga för detaljer. Du är den som ser till att varje handling får rätt diarienummer, att varje ärende är komplett och att dokumentationen är spårbar över tid. Misstag kan innebära att viktig information försvinner, inte kan återfinnas eller att fel beslut fattas. För att lyckas behöver du:

  • Arbeta metodiskt och konsekvent – Även under tidspress och i högt tempo.
  • Följa gällande rutiner, diarieplaner och informationshanteringsplaner – Men samtidigt ha förståelse nog för att inse när de behöver kompletteras och revideras.
  • Prioritera korrekthet över snabbhet – Ibland måste du stå emot trycket att ”snabbt bara fixa” något, för att säkerställa att det blir rätt.

Det här är ofta en underskattad kompetens, men den är helt avgörande. Registratorer som är duktiga på strukturerat arbete skapar trygghet i organisationen och bidrar till att verksamheten fungerar även när pressen är som störst.

Kommunikationsförmåga – vara tydlig, pedagogisk och serviceinriktad

Registratorer har ofta en rådgivande och utbildande roll internt. Du är den som svarar på frågor om diarieföring, informationshantering och utlämnande av allmänna handlingar. Därför behöver du kunna kommunicera tydligt, både muntligt och skriftligt.

Exempel på vad du behöver bemästra:

  • Ge stöd och vägledning till kollegor – Exempelvis hur ett dokument ska klassificeras eller när något behöver diarieföras.
  • Svara på allmänhetens frågor – Där du både representerar din organisation och behöver kunna tillämpa juridiken korrekt.
  • Utbilda andra i informationshantering – Det kan handla om att ta fram instruktioner eller hålla presentationer.

God kommunikation handlar inte bara om att uttrycka sig väl – utan också om att skapa förtroende. När du som registrator är tydlig och lyhörd ökar chansen att andra följer rutinerna, vilket i sin tur stärker hela organisationen.

Förändringsförmåga – rollen utvecklas hela tiden

Sist men inte minst behöver en framgångsrik registrator vara öppen för förändring. Digitalisering, nya lagkrav och förändrade arbetssätt gör att rollen ständigt utvecklas. Det gäller att kunna anpassa sig – och ibland leda andra genom förändring.

Det kan till exempel handla om:

  • Införande av nya IT- system – Där du är delaktig i kravställning, testning och utbildning av kollegor.
  • Revidering  av klassificeringssystem och informationshanteringsplaner – Där du leder arbetet eller bidrar med din expertis
  • Förändringar i lagstiftning – Du kan snabbt behöva sätta dig in i nya regler och anpassa verksamhetens rutiner.

För att lyckas behöver du kombinera stabilitet och struktur med nyfikenhet och flexibilitet. När du förstår förändringen – och kan förklara den för andra – blir du en ovärderlig resurs i verksamhetsutveckling.

Vill du utveckla dina kompetenser? Bli certifierad registrator via Dokumentinfo

Med lång erfarenhet av att utbilda registratorer inom offentlig sektor erbjuder vi en utbildning som passar både nybörjare och mer erfarna yrkesutövare. Tidigare deltagare har haft varierande bakgrund – vissa har redan arbetat med diarieföring, medan andra är nya i rollen. Utbildningen är därför utformad för att ge dig en både grundlig och praktiskt användbar kompetens som direkt kan tillämpas i din verksamhet.

Vill du veta mer? Kontakta oss på Dokumentinfo så berättar vi mer om innehåll, upplägg och kommande kurstillfällen.