Vad är god informationshantering – och varför är det så viktigt i offentlig sektor?
I dagens digitala samhälle skapas och lagras enorma mängder information varje dag. För organisationer inom offentlig sektor innebär det både möjligheter och utmaningar. En strukturerad informationshantering är nyckeln till en effektiv verksamhet, transparens, juridisk efterlevnad och medborgarnas förtroende. I det här inlägget förklarar vi vad god informationshantering innebär, varför det är avgörande inom offentlig sektor och hur en informationshanteringsplan kan vara vägledande i arbetet.
Vad är informationshantering?
God informationshantering handlar om att systematiskt och strukturerat hantera information, från att den skapas till att den förstörs genom gallring eller bevaras genom arkivering, så att den kan användas på ett ändamålsenligt sätt. Informationen behöver hanteras utifrån följande perspektiv:
- Externa krav – De lagar och övriga externa regelverk och krav som gäller för organisationen måste följas. God informationshantering innebär att informationen är tillgänglig, spårbar, korrekt lagrad och hanterad enligt lagar som arkivlagen, offentlighetsprincipen och GDPR. Det gäller även hantering av allmänna handlingar som ska vara öppna för insyn.
- Interna regler – Externa krav behöver tillämpas i egna interna regler och rutiner. Det gäller också hur arbetsfördelning ska fungera i din organisation. Det innebär att alla organisationer behöver ha interna regler för dokumenthantering, inklusive hur diarieföring ska utföras, vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras.
- Lagring – Det behöver finnas IT-system och andra bra förutsättningar att lagra information. Om de är svåra att använda, buggiga eller inte har funktioner som stöder arkivering och gallring, kommer inte informationshanteringen att fungera.
- Människor – De personer som arbetar i organisationen måste veta hur de ska hantera information. De behöver ha relevant utbildning i informationshantering, kunna lagar och regler, förstå interna rutiner för dokumenthantering och diarieföring samt veta vad de får göra och inte göra.
- Verksamhet – Informationshanteringen är en stödverksamhet och behöver kunna bidra på ett bra sätt till organisationens kärnverksamhet. Verksamhetens krav är många – det handlar om informationskvalitet, snabb kommunikation, rättssäkerhet och annat som på ett bra sätt stöder verksamheten.
Hur ska informationshanteringen bedrivas?
Informationshanteringen i din organisation behöver utföras på ett strukturerat och systematiskt sätt. I dag är arbetet mer komplext än tidigare och kräver samordning mellan flera funktioner, inklusive arkivering, gallring och diarieföring.
Systematisk informationshantering innebär att arbetet behöver bedrivas utifrån följande dimensioner:
- Styrande informationshantering – De flesta större organisationer behöver ha en samordnad intern styrning av sin informationshantering. Den ska underlätta för medarbetare att hantera dokument och allmänna handlingar på rätt sätt.
- Stödjande informationshantering – Inom organisationen måste det finnas personer som kan hjälpa och stötta, genom utbildning och support, så att dokumenthantering och diarieföring utförs korrekt.
- Integrerad informationshantering – Den integrerade informationshanteringen är den som utförs när vi lagrar informationen enligt styrningen. Den utförs ofta av många medarbetare i organisationen och omfattar både arkivering och gallring av handlingar.
Systematiken innebär att arbetet inom de tre dimensionerna ska planeras, samordnas, resurssättas och följas upp systematiskt.
Nyttan med informationshanteringsplaner
En informationshanteringsplan kan vara ett effektivt hjälpmedel för att förbättra informationshanteringen i organisationen. För att den ska fungera bra krävs det dock mer än att bara ha en plan:
- Fastställd – Planen behöver vara beslutad och förankrad i verksamheten.
- Aktuell – En informationshanteringsplan som inte är uppdaterad är inte användbar.
- Lätt att använda – En plan är ofta omfattande, därför behöver den vara sökbar och tydligt beskriva rutiner för dokumenthantering, diarieföring, gallring och arkivering av allmänna handlingar.
Utbildningar för att stärka er informationshantering
Vi erbjuder en rad olika utbildningar inom informationshantering, både öppna utbildningar och specialanpassade för er verksamhet. Ni får kunskap om hur man skapar och tillämpar en informationshanteringsplan, hur dokumenthantering och diarieföring utförs korrekt, samt hur arkivering och gallring hanteras enligt lag.
Hör av dig till oss för att boka en utbildning och ta kontroll över er information på riktigt!