Roller inom informationshantering – samarbeta, inte motarbeta

En fungerande informationshantering är avgörande för alla organisationer. Inte minst inom offentlig sektor, där lagar och regelverk ställer höga krav på hur information ska hanteras, bevaras och tillgängliggöras. Men en välfungerande informationshantering handlar inte bara om rätt system och styrdokument. Det handlar också om människor, och om att olika roller inom informationshantering förstår varandra och arbetar tillsammans mot samma mål.

När rollerna samarbetar skapas en effektiv, säker och laglig hantering av information. När de motarbetar varandra, med otydliga ansvarsfördelningar och bristande kommunikation, riskerar verksamheten istället att hamna i problem. Det kan innebära dubbelarbete, onödiga konflikter och i värsta fall, juridiska felsteg.

Roller du ofta finner inom informationshantering

I de flesta organisationer finns flera olika roller som på olika sätt ansvarar för informationen. Registratorn ansvarar för att diarieföra handlingar och ser till att allmänna handlingar hanteras korrekt. Denna roll har en viktig uppgift i att skapa struktur och ordning i informationshanteringen.

Arkivarien har ett längre tidsperspektiv och fokuserar på bevarande och gallring av handlingar, både digitalt och fysiskt. Här är samarbetet med registratorn och IT-avdelningen viktig för att informationen ska sparas på rätt sätt och vara tillgänglig över tid.

På den tekniska sidan finns ofta en systemförvaltare eller IT-ansvarig som ser till att systemen fungerar, är säkra och uppfyller alla lagkrav. För att det ska fungerar i praktiken krävs ett nära samarbete med både arkivarie, registrator och jurist, så att tekniska lösningar stödjer verksamhetens behov och rådande regelverk.

En annan viktig funktion är juristen eller den som ansvarar för sekretessfrågor. Den här rollen tolkar lagar som offentlighets- och sekretesslagen, dataskyddsförordningen (GDPR) och arkivlagen. Juristen behöver vara med tidigt i processerna för att säkerställa att beslut fattas på rätt grund och för att undvika att regler behöver korrigeras i efterhand.

Utöver dessa roller finns ofta verksamhetsutvecklare eller processägare som
agerar som spindeln i nätet för att effektivisera och förbättra verksamhetens arbetsflöden. Den här rollen har en helhetsblick på hur information skapas, används och arkiveras, och behöver därför samarbeta nära med alla andra roller för att skapa processer som fungerar i praktiken.

Slutligen är ledningens engagemang helt avgörande. Det är ledningen som sätter ramarna, avsätter resurser och visar att informationshantering är en strategisk fråga. Utan tydligt stöd från ledningen riskerar frågorna att hamna i skymundan, vilket gör det svårt för de andra rollerna att lyckas fullt ut.

Därför är samarbete nyckeln till framgång

När alla dessa roller arbetar tillsammans skapas en trygg och effektiv hantering information. Genom att tydligt definiera ansvar och roller undviker man onödiga konflikter, missförstånd och ineffektiva processer. Samarbete gör det också lättare att följa lagar och regelverk. Det underlättar även när det kommer till att säkerställa att informationen är korrekt, tillgänglig och skyddad.

Bristande samarbete kan däremot leda till problem. Om till exempel IT-avdelningen inför ett nytt system utan att involvera registratorer, arkivarier och jurister kan resultatet bli en lösning som inte uppfyller lagkraven eller som inte fungerar i verksamheten. På samma sätt kan otydlighet kring ansvar för gallring och bevarande skapa risker, både juridiskt och praktiskt.

Ett gemensamt arbetssätt bidrar också till att höja kvaliteten och effektiviteten i organisationen. När alla vet vem som gör vad, och när systemen är anpassade till verksamhetens behov, kan man undvika dubbelarbete och skapa processer som fungerar i vardagen.

Så stärker ni samarbetet

För att skapa ett starkt samarbete krävs tydlighet och struktur. Ett första steg kan vara att kartlägga vilka roller som finns och vilket ansvar de har. Genom att ta fram en informationshanteringplan blir det tydligt hur informationen ska hanteras, från det att den skapas tills den antingen bevaras eller gallras.

Utbildning är också en viktig faktor. När medarbetare har rätt kunskaper om lagstiftning, processer och system blir det enklare att förstå varandras perspektiv och samarbeta mer effektivt. Vi på DokumentInfo erbjuder flera kurser som stärker kompetensen inom informationshantering, till exempel Systematisk informationshantering och Verksamhetsutveckling med information i fokus.

Slutligen är det viktigt med en kontinuerlig dialog. Regelbundna möten där registratorer, arkivarier, IT-ansvariga, jurister och verksamhetsutvecklare kan diskutera aktuella frågor skapar en gemensam förståelse och gör det lättare att lösa problem innan de växer sig stora.

Vi hjälper er att lyckas

På DokumentInfo har vi lång erfarenhet av att hjälpa organisationer att få sina roller att samarbeta bättre. Vi erbjuder konsulttjänster och anpassade utbildningar som stärker både strukturen och kompetensen inom informationshantering. Oavsett om ni behöver stöd med att ta fram styrdokument, förbättra processer eller höja kunskapsnivån i organisationen finns vi här för att hjälpa er. Genom att arbeta tillsammans kan ni skapa en informationshantering som är både laglig, effektiv och långsiktigt hållbar.

Är ni redo att ta nästa steg i att stärka er informationshantering? Utforska vårt kursutbud och hitta den utbildning som passar just era behov.