Registrering av allmänna handlingar i praktiken – om handlingar som ”hålls ordnade”

Vad betyder diarieföring av allmänna handlingar?

Alla allmänna handlingar ska registreras, vilket i praktiken innebär att de diarieförs. Diarieföring är en metod för att registrera och hålla reda på allmänna handlingar, men det finns undantag. Offentliga handlingar som inte diarieförs ska ändå hållas ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Det är upp till varje organisation att bestämma vilka handlingar som ska diarieföras och vilka som kan hanteras på annat sätt.

Vad ska diarieföras och hur beslutas det?

För att tydliggöra vilka handlingar som ska diarieföras, bör varje organisation dokumentera hanteringen av olika handlingstyper i en informationshanteringsplan. Denna plan blir ett styrdokument för att säkerställa att rätt handlingar diarieförs och att andra hålls ordnade på ett korrekt sätt.

Diarieföring – ett skyndsamhetskrav

Enligt lagen ska allmänna handlingar registreras skyndsamt. Det innebär att handlingar ska diarieföras samma dag de blivit allmänna handlingar eller senast nästa arbetsdag. Om ett e-postmeddelande till exempel inte diarieförs förrän flera dagar efter att det inkommit, bryter man mot lagens krav.

Hantering av handlingar som inte diarieförs

Men vad gäller för handlingar som inte ska diarieföras? Dessa handlingar måste också hanteras snabbt och lagras på rätt plats enligt informationshanteringsplanen. Organisationer behöver klargöra vem som ansvarar för detta och vem som följer upp att det sker.

Vikten av skyndsamhet och korrekt hantering

Lagens intention är att allmänna handlingar, oavsett om de diarieförs eller hålls ordnade på annat sätt, ska vara tillgängliga för allmänheten omedelbart efter att de blivit allmänna. Det är därför avgörande att alla som hanterar allmänna handlingar snabbt avgör om handlingen ska diarieföras eller hållas ordnad, och att de följer de interna rutiner som gäller för detta.

Uppföljning och fokus på ”hålls ordnade” handlingar

Det är vanligt att handlingar som inte diarieförs får mindre uppmärksamhet än de som diarieförs. Det är också sällan som en regelrätt uppföljning sker av hur väl informationshanteringsplanen och interna rutiner följs när det gäller dessa handlingar. Det är viktigt att organisationer lägger lika stor vikt vid dessa handlingar som vid de som diarieförs för att säkerställa att alla allmänna handlingar hanteras korrekt.